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传阅在Ragic的数据

什么是数据传阅?

如果你希望将某笔数据传给特定的用户检阅的话,你就可以利用"传阅"这个字段种类来指定数据的检阅人。

新增数据时你可以从整个数据库里的用户名单,或是从特定的用户群组中来选择用户作为这笔数据的检阅人。

此功能是用来将数据传阅给本身就有权限访问这笔数据的人,若检阅人该笔数据的访问权限不足,则会无法检视该笔数据。

若要给予用户管理数据的权限,则应该改用指派数据的功能。

当被指定的人检阅了这笔数据后,Ragic会自动将这个字段标号为已检阅,以绿色勾勾显示。

设置传阅功能

在表单设计模式下,新增字段后选择"传阅"这个字段种类

或是在"选择用户"这个字段种类下设置邀请该用户检视这笔数据

接下来可以选择是否有指定的群组,例如选择检阅人的时候,只能选择"Management"群组里的人。

没有另外设置的话,默认就是"所有用户",代表可以从数据库中所有用户来选择指定检阅人。

你甚至可以指定传阅给多个用户,在字段设置下勾选多选即可。

邀请用户检阅数据

当你在新增一笔数据时,在传阅这个字段选择一位用户作为这笔数据的检阅人(或是选择多位)。

保存这笔新增的数据后,Ragic会寄信给这些被指定的用户人来检阅这笔数据。被指定的用户除了收到通知信外,也会一并收到工作项目的通知。

如果你希望客制化传阅信的内容,请参阅此篇教学

在传阅这个字段你会看到有一个灰色的勾勾在选择的用户名称旁,把光标滑到这个字段就可以看到系统何时通知这个位用户检阅这笔数据以及是否检阅了。

检阅数据

被邀请检阅数据时,用户无论是在收到的通知信中检阅这笔数据,或是进到Ragic来检阅,系统都会侦测这笔数据已被检阅,而用户工作项目中的任务也会自动被勾选为完成。

当你指定的用户简用这笔数据后,Ragic就会在这个传阅字段中的用户名称旁显示绿色的勾勾,代表已读。把光标移到这个字段就能看到详细的信息,例如用户被通知的时间,以及已读的时间。

自订传阅信内容

你也可以客制化你的提醒内容。

在弹出窗口中,你可以使用HTML句法或是我们提供的参数编辑主旨及内文,查看自订 E-mail 范本的参数列表

编辑内容时可以点选确认编辑是否正确。如果想要从头开始编辑或是使用Ragic的默认信件内容,可以点选还原默认内容,那么你所有的变更都不会被保留。

完成内文编辑后,你可以选择附上连到这笔数据的链接、这笔数据的 Excel 檔、这笔数据的 PDF 檔、这笔数据的归并打印或是上载其他附件。需特别注意的是,如果要附上连到这笔数据的链接,请务必记得确认收件人对于该表单是否有权限。如果收件人对这张表单没有权限的话,可能会有点进链接但表单呈现空白的情形。

当你完成传阅信内容的编辑,请记得保存后再退出弹出型窗口。

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