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新增外部用户

什么是外部用户?

外部用户可以是客户、经销商、合作伙伴、自由业者或是其他不在组织里却想要到你Ragic帐户里使用功能的人。Ragic能让你在帐户里新增无限多的外部用户。

登录并进到你的帐户后,外部用户在功能上会有一些限制。

  1. 他们只能成为问卷式用户或是仅阅览。这意味着他们仅能阅览或编辑指定给他们的数据 或是仅能阅览那张表单的所有数据。这两种使用模式是组织外用户的典型使用情境。
  2. 他们没有权力使用工具里面的多数功能或是报表。这些功能只提供给内部用户来管理与分析数据。
  3. 他们不能提交需要被签核的数据,但如果他们被包含在签核流程里,他们可以同意或拒绝签核。

重要提醒:要是你的帐户是在2015年秋天以前所创设的,请看这份文档来管理你的外部用户

开通外部用户

要开通外部用户功能的话,点选左上角汉堡菜单用户与权限下的外部用户

填写下方的表格来提交你的外部用户申请给Ragic团队审核。

一旦申请核准,你就可以进到外部用户管理页面面来管理你的外部用户。

外部用户的用户群组

外部用户只能属于具有X-开头的用户群组,像是 X-经销商、X-合作伙伴、X-客户、X-Vendors 或是 X-Partners 等。这能够强调出这这群用户是外部用户。而系统默认的外部用户群组为X-User,里面会包含所有的外部用户。你可以到系统的群组表单中创建需要的外部用户群组

再把你的用户都归类进正确的群组之后,就可以到每张表单调整访问权限,确保他们拥有正确的权限。而要是用户属于多个不同群组,他们使用表单的权限将会依循权限最大的那个群组。

X-User群组会被默认为无权限,而要是你尚未调整他们的权限,Ragic会提醒你记得至表单权限页面面更改不同群组的权限设置。

外部用户的权限

外部用户仅有以下几种权限:

权限设置 描述 能否阅览数据 能否新增数据 能否修改数据
无权限 这个权限之下的群组看不到这张表单
问卷式用户 这个权限之下的群组仅能新增、编辑并阅览自己的数据 仅能阅览自己的数据 仅能修改自己的数据
仅阅览 这个权限之下的群组仅能阅览全部的数据,无法新增或编辑数据 能阅览全部数据

要是想让外部用户在你的帐户里拥有更进阶的权限,你可以把他们新增为内部用户

在你的帐户新增外部用户

在外部用户申请被Ragic团队核可后,就可以至帐号设置里的外部用户页面面单击+新增来新增外部用户。

你为外部用户所新增每样的数据都会被访问。

这些外部用户会在他们的登记邮箱收到通知信,再利用通知信来登录Ragic,这些用户的权限则会是用户群组所设置的访问权限

你也可以修改外部用户表单的设计,但请记得不要去删除默认的字段

自订认证信

除了Ragic的默认认证信内容外,你也可以透过自订认证信的方式客制化你的认证信内容。

你可以在开始页面签>帐号设置>用户里面找到如下图的动作单击钮。

在弹出窗口中,你可以使用HTML句法或是我们提供的参数进行编辑,查看自订 E-mail 范本的参数列表

编辑内容时可以点选确认编辑是否正确。如果想要从头开始编辑或是使用Ragic的默认信件内容,可以点选还原默认内容,那么你所有的变更都不会被保留。

完成内文编辑后,你可以选择附上连到这笔数据的链接、这笔数据的 Excel 檔、这笔数据的 PDF 檔、这笔数据的归并打印或是上载其他附件。

如你希望此模板可以套用到未来所有送出的新增外部用户认证信,请点选“将这封信件保存为范本”。

外部用户自行申请访问你的帐号

外部用户的申请步骤

在外部用户申请核准后,假如你不想手动新增外部用户,也可以让外部用户自行申请访问你的帐号,可以利用你主页面面的URL

www.ragic.com/accountname
下面的申请访问链接进入申请页面面。

再点入链接之后,潜在外部用户就会进到数据库访问申请表单,这张表单会要求他们填入一些信息,这样你就不用为他们填写。当他们填写完成并保存这张表单后,你将会收到他们的核准请求。

SystemAdmin的核准步骤

你可以核准或是拒绝外部用户的申请,至帐号设置点击外部用户之后会看到下面跑出较小的核准申请,点进去之后再点单一笔数据就会看到右下方会出现 Approve(核准)Reject(拒绝)的单击钮,你就可以用来核准或是拒绝外部用户的申请。

在核准了外部用户的申请后,他的数据就会进入外部用户的表单了。

外部用户将会在核准之后于登记邮箱里收到通知信,这样他们就可以登录了。在核准之后,也别忘记去修改他们用户群组的权限。

有需要也可以修改数据库访问的申请表单设计,这样外部用户在申请时就会根据你所新增的字段填入额外的信息,但请记得不要删除默认字段

制作公开表单与暂时性登录

你也可以制作公开表单并利用权限设置来调整每个人所能看到的内容。Ragic还能给予用户暂时性的登录,而不需要拥有Ragic的帐户,要了解更多信息请参阅访客用户

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