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设置签核

设置签核流程

你可以在Ragic表单内设置签核流程,用户新增完一笔数据后,点选开始签核,系统就会自动寄信给第一位签核人员,第一位人员同意后,才会再寄信给下一位签核人员。 (签核顺序是由上到下)

设计模式下设置签核流程,你会看到在右下角有一个打勾的图符。

点开此勾勾就可以开始设置你的签核流程

点选新增签核的流程来设置签核人:

签核人职衔是必填的,旁边你可以选择一位用户,他就会是固定的签核人员。或是选择其中一个用户群组,用户在提交签核时,就能从这个用户群组中选一位用户来当签核人员。

选择直属主管的话,系统就会将送出签核之用户的直属主管作为签核对象;选择直属主管的主管,签核对象就会是该名用户主管的主管;选择前一签核人的主管,签核对象就会是前一名签核者的主管。

你也可以设置以表单中的选择用户选择群组字段值作为签核对象,例如:直接送签给该笔请购单数据的“覆核人员”,而非从采购群组中任选一人。

要让系统用户以外的人如厂商或客户签核也没有问题,你可以设置E-mail字段作为签核对象,如此一来在签核的时候系统就会寄签核信到字段中的E-mail,该E-mail的拥有者就可以直接在E-mail中做签核。

设置完成后,可以透过鼠标点击想要移动的层次并拖曳来移动顺序。

(直属主管及直属主管的主管签核功能,会需要搭配系统用户表单的直属主管字段。若您的表单中没有此字段,请联络Ragic support 进行协助系统表单更新。)

加入同阶签核人

你也可以点签核层次旁的齿轮来加入同阶签核人,同阶签核人需要全部都同意后才会进到下一阶签核。

如果要让用户自行决定同阶签核的人数的话,可以先设置一个选择用户字段,并将"多选"打勾,然后于设置签

核时选择两次该字段即可,如此一来在该字段选择的用户们都需要在该阶签核才会进到下一阶签核。

设置择办人数

当你加入同阶签核人后,也可以点该层次的第一个齿轮来设置择办人数。假设同阶签核人有2位,择办人数设置为1,代表2位签核人只要有1位签过即可。

如果你想要给指定单一或多个群组的所有人签核的话,你会需要设置至少两个同阶签核人,再依据这一个/多个群组的人数来设置你的择办人数。

例如HR群组有4个人,你希望这一阶签核要给HR群组的4个人都签核的话,你可以设置同层次里有"HR群组"及"HR群组或此群组内的任一人",此时就会出现可以设置择办人数的选项,就能够填写择办人数为4。

签核进阶设置

点开进阶设置后,你可以看到以下项目:

严格身分验证:签核时会需要再次输入密码

许可拒绝签核:提供拒绝签核的选项

开始签核后上锁数据:数据上锁避免用户修改数据

新建数据后自动开始签核:新增一笔数据并保存后自动开始签核。只有当数据符合以下条件时才会自动开始签核:

(1) 不是利用列表页面快速新增所创建的数据。

(2) 签核流程中的每一阶都无须自行选择时。

手写签名:同意签核时会退出手写签名的窗口

签核完通知以下用户:设置签核完成后的通知名单,可以指定用户或群组

签核完运行以下动作单击钮:设置签核完成后自动运行的单击钮。支持的单击钮种类:所有设计模式自订单击钮、公式重算、数据上锁、数据解锁、链接 & 加载同步。无论最后一位签核人是否有运行单击钮的权限,系统都会一律运行。另外,签核流程跑完后就没办法撤销签核。

设置完成签核流程后,别忘记单击保存你已改变的设计。

藉由规则调整签核项目

设计模式下,透过规则你可以动态调整签核流程,点击签核项目旁的齿轮符号设置规则

设置规则,例如:订单总金额十万以上的订单才需要经过经理签核,有需要也能够透过"+"来新增多个规则。

不满十万则不会显示该签核项目。

在字段中显示签核信息

想在列表页面看到签核信息的话,在字段选择器将系统生成的签核公式字段(只有在该表单有签核流程时才会出现)加入列表页面即可。

加入这些字段后,他们会同步创建在表单页面并默认隐藏。

如果需要其他签核信息,也可以在表单页面新增字段并套用签核公式

下方范例为取得签核状态的公式。

触发公式后,就可以取得这笔数据的签核状态。

事后也可以用字段选择器将新增的字段加入列表页面。

补充说明

以下为传回签核状态所代表的意义:

N: New,尚未开始签核或撤销签核

P: Processing,开始签核后等待签核完成

REJ: Rejected,有任何一阶拒绝签核

F: Finish,全部签核人都同意时,代表完成

如果你想将传回结果转换成中文,像是当传回"N"时,字段值能够显示"未签核",就可以运用IF条件公式

假设套用签核状态公式的字段为A1,你可以在A2创建一个新字段并套用公式 IF(A1.RAW="N","未签核",IF(A1.RAW="P","签核中",IF(A1.RAW="F","签核完成",IF(A1.RAW="REJ","签核拒绝","")))),如此一来就能够在字段中快速判别数据的签核状态。

使用签核

拥有足够权限的用户,例如系统管理员SYSAdmin,该张表单的管理员访问权限,或是在公告板式或问卷式用户访问权限下,是该笔数据的数据管理员(数据的创建人或是被指派),就能够针对该笔数据单击开始签核

可以参阅这篇文档来了解如何使用签核功能。

替换签核人

如果有特殊状况需要替换签核人,系统管理员可以点击旁边的+并选择替换签核人

代理人签核

你可以在系统的用户表单中,为用户设置他的代理人,如此一来,用户不在工作岗位的期间需要签核的数据也可以由代理人来完成。有关代理人如何代理签核的介绍请参阅这篇说明

另外,请假或不在工作岗位时要记得将自动通知代理人打勾,代理人才会收到相关签核及信件。关于用户个人设置请看这篇说明

(直属主管及直属主管的主管签核功能,会需要搭配系统用户表单的直属主管字段。若您的表单中没有此字段,请联络Ragic support 进行协助系统表单更新。)

教学视频

快来跟着下方的视频一步一步学习!

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