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预约系统

在实务中,常会有需要管理预约会议室或设备租借的情况发生,这时候你就可以运用预约系统

一个设计好的预约系统,操作方式大概像这样:先选择要预约的日期,就可以看到预约物(会议室)的可预约时间。

选定预约物后,可以再点选要预约的时间,并在右侧窗口输入备注(选填)及预约。

其他用户也要预约时,能够看到先前的预约状况并且无法选取已经被预约的时段。

设计预约系统

要使用预约系统,可以直接安装应用商店行政类别的会议室管理会议室管理(开放大众使用)范本并进一步修改成你需要的设计;或是自行创建表单。而设置预约系统报表时,表单必须至少要有以下五种字段:

1、预约物:要预约的标的,支持选项与链接字段,常见的像是:会议室、租借设备、课程、人员(预约会议)、单击摩、看诊等等都适用。

2、开始时间:预约开始的时间,仅支持日期字段,格式必须包含日期与时间,例如 yyyy/MM/dd HH:mm:ss。

3、结束时间:预约结束的时间,仅支持日期字段,格式必须包含日期与时间,例如 yyyy/MM/dd HH:mm:ss。

4、预约人:预约的人,支持 4 种字段,根据适用的情境择一即可:

(1) 用户字段:希望限定只有内/外部用户可以预约,可以搭配默认为该用户设置,这样在预约的时候就会默认是自己预约的。 当预约人字段种类是选择用户字段时,自己预约的时段是红色,别人的是蓝色。

(2) Email 字段:可以让没有帐号的用户也可以预约。

(3) 自由输入字段:可以让没有帐号的用户也可以预约。

(4) 链接字段、选项字段:限定只有存在于链接来源表单或选项列表中的用户可以预约。

5、备注:仅支持自由输入字段,可以用于填写借用原因或任何备注事项。

对应完五个字段后,可以进一步设置:

6、时间的间隔长度:一个时段的长度,例如:15分钟、30分钟、60分钟等等。

7、开放或关闭预约的时间:开放周几以及每日开放预约的时间。选择弹性设置的话,可以做更细部的时间设置,例如:周一只开放下午、周三只开放上午,或是指定日期并设置开放或关闭的时间。

以上设置接口是只有系统管理员SYSAdmin页面签管理员才看得到,一般用户不会看到设置的接口。

使用预约系统

一般用户可以至报表页面签下使用系统管理员设计好的预约系统,预约系统的来源表单及功能权限设置中的生成及访问报表都需要开放权限给用户所属群组,用户才能够使用。

进入预约系统后,先在左侧选择日期,接着在右侧上方选取想要查看的预约物(如果重新选择预约物,要点击查看当日时间表来刷新),接下来在右侧下方点选要预约的时段。

选择预约时段后,可以右侧输入备注,最后单击下预约才会真正送出数据。

再次进入预约系统,也可以修改先前的预约纪录。

补充说明

以下是预约系统的特性:

1、以下数据不会显示在预约系统上:

(1) 开始时间大于结束时间的数据

(2) 过去时间的数据

(3) 两个有冲突时段的数据,只会显示最先抓到的那一笔(这情况不太会发生,因为要用预约系统的话通常都不会直接手动去表单新增数据)

2、跟其他报表不同的是,设置区块只有系统管理员页面签管理员能看到。

3、数据的时间都是根据公司设置的公司时区

4、要给访客(没有帐号)用户预约,要将 EVERYONE 群组权限设成公告板用户或问卷用户。访客只能在第一次修改预约数据,关闭浏览器窗口后,就无法修改先前新增的数据,如果要再次修改,需要透过系统管理员

5、此系统的访问权限与表单权限一样,当没有权限查看别人的数据时,会显示为灰色时段区块且看不到预约人身份。

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