如何设置在 Google Drive 上载文件时，自动在 Ragic 新建数据？

如果你会使用 Google Drive 备份、保存文件，有时可能不想在文件夹之间四处查找，而是想要更类似数据库的功能，创建一个方便的索引，藉由数据库的搜索、归类、筛选功能查找你要的文件。这个时候，将你的 Google Drive 串接一个简单好用、无程序门槛的 Ragic 云数据库，就是一个方便的做法。

具体来说，你可以利用 Zapier，创建一个如下的流程：

当 Google Drive 的文件夹有新增文件时，自动在 Ragic 创建一笔数据。

这样一来，Ragic 就能在新文件上载到 Google Drive 的指定文件夹时自动建檔，方便后续的登记、管理。串接教学如下：

步骤 1：单击照需求创建表单

要想在 Ragic 上方便地找到 Google Drive 的文件，你可以创建一张有“檔名”以及“文件网址”的表单，以便快速地识别每一个文件并直接点击网址进入 Google Drive。

你还可以依照自己的需要加上其他字段，例如利用选项字段以快速记录文件的类别、进行筛选，想新增上载图片等其他字段也很方便：

保存设计、创建表单之后，就完成在 Ragic 这里的准备了！

步骤 2：检查想同步的 Google Drive 文件、规则

如果想要透过在 Google Drive 上载文件触发自动化流程，你会在 Zapier 看到两种规则，分别是：

New File：同步整个云硬盘（包含所有文件夹）

只要在云硬盘的任一处（包括云硬盘中的任何文件夹）上载新文件就会触发自动化流程。

New File in Folder：同步指定的文件夹（不包含子文件夹）

只有在指定的文件夹中上载文件才会触发自动化流程，且不包含指定文件夹内部的其他文件夹。举例来说，如果你的云硬盘结构如下：

在上图的云硬盘中，“文件夹 A”内部还有一个“文件夹 A-1”。

在 Zapier 指定“只同步文件夹 A”的话，当文件上载到“文件夹 A”时，自动化流程触发；当文件是上载到“文件夹 A-1”，那么自动化流程将不会触发。

如果你想要为整个云硬盘创建完整的索引，那么可以选择第一种规则——同步整个云硬盘；如果你只需要整理、标号特定文件夹的文件，就可以选择第二种规则——只同步指定的文件夹。

我们后续会以“只同步指定文件夹”的规则进行演示。

步骤 3：创建自动化流程

要透过 Zapier 与 Google Drive 串接，你需要手动创建自动化流程（Zap），在登录 Zapier 之后，你可以从下图任一位置创建 Zap：

因为我们需要的是“在 Google Drive 的文件夹中有新文件时”触发“在 Ragic 新建一笔数据”的自动化流程，因此进入编辑器后，要选择触发端为 Google Drive 的“New File in Folder”，动作端则是 Ragic 的“Create Record”：

指定需要串接的工具与相应的动作之后，系统就会要求你登录 Google Drive 的帐号，并选择要让 Zapier 运行串接的文件夹：

我们建议先在文件夹当中加入几个文件，让 Zapier 能在后续的步骤中进行测试。

接下来，Zapier 就会显示最近的几个文件，你可以从中选择一项作为后续的测试使用：

接下来就要开始设置动作端的 Ragic，如果之前没有使用 Zapier 链接 Ragic 的话，Zapier 会向你索取 Ragic 帐号的 API Key 与服务器地址，你可以透过下图的指引，取得需要的信息：

链接完成之后，就可以选择要串接的表单，并根据表单的字段选择要带入的内容（如果需要带入文件网址，我们推入荐选择“Alternate Link”以访问 Google Drive 的完整功能）：

设置完成并点选下一步后，Zapier 就会使用你先前选择的数据进行一次串接测试：

设置无误的话，点击 Test Step 之后，就会在 Ragic 看到被串接过来的数据：

这样一来，只要 Google Drive 的指定文件夹有新文件，你就可以在 Ragic 看到一笔被自动创建好的数据，只要点入就可以进行后续的查阅、登记，省去手动创建数据的麻烦！