如何封存旧数据？

当公司跨年度整理或封存旧数据时，不建议将表单体系结构拷贝生成新表单后，再将新年度数据填入。因为当每个年度的数据分散在不同表单时，将无法集成产出跨年度的报表。

若需要封存旧数据，建议采用以下三种方式之一：

一、筛选现有字段值后设置默认筛选或固定筛选

举例来说，若你只想要在“销售订单”表单只显示今年度的订单，并封存过往订单记录，你可以先在左侧搜索列中找到“订单日期”字段，点选齿轮选择筛选“今年”后，将此条件设为默认筛选或固定筛选。

未来进入该表单时，就只会看到今年度的订单数据。

二、新增“封存”字段并手动选择封存的数据

如果你想要封存的数据无法直接透过左侧搜索列来筛选，可以另外新增一个“封存”的选项字段，再设置选项为“Y”或是“N”，再设置条件为“封存”字段为“N”的默认筛选或固定筛选。

未来如果有需要封存的数据，你必须手动修改该字段值为“Y”，让该笔数据不会显示在列表页中。

三、使用自动数据封存

使用自动数据封存功能，可以设置在指定表单上以特定周期自动封存，需特别留意的是，封存后的数据在解封前无法于 API 或是报表中取用。