数据整理入门（下）：怎样的电子表格格式比较“好”？
本文为“数据整理入门”文章的下篇。上篇介绍表格的基本元素与不同的格式（电子表格、表单、数据透视表等的不同）；本篇主要讨论“如何将数据整理成可分析的电子表格数据”。
前情提要
上一篇提到，“电子表格”适合存放源数据，使用在线表格/数据分析/数据管理工具时，如果有提供xlsx檔、CSV檔汇入/汇出的功能，讲的都是电子表格(格式)。
如果你是 Ragic 的订户，在准备将数据汇入Ragic时，除了这篇Ragic的教学文章，也可以参阅此篇的原则。
电子表格格式数据放置的逻辑：第一列通常是描述数据的首部，每列包含一样数量的栏，每列中同一栏所记录的数据值具备相同的属性；相对的，同一列不同栏的数据性质就都不相同。
接下来就直接进入正题——
怎样的电子表格数据比较好（分析）？
(1)文件格式：电子表格软件而非 PDF , Word
虽然好像显而易见，但还是要说明一下：电子表格可以各种不同的文件形式保存/交换，一般文字处理最常以 PDF、Word 、Excel（扩展名.xlsx）来做表格，但除此之外，表格也可以存成 CSV、JSON 等文件格式。这些不同的文件类型，会直接影响数据可被机器抽取、分析的程度。
这边以一般人最常用的文字处理文件：PDF, Word, Excel为例。PDF 檔和 Word 檔主要是给人类阅读的，人类可以透过 PDF 表格的视觉呈现，解读每一栏、每一列、每个单元格的区隔。但计算机接收、解读数据的机制和人类不同，前述的 Pdf 文件对计算机而言只是一大包没有区隔、无法分开解读的数据，也就很难用机器进一步分析。
而Excel等电子表格软件的文件类型，可以让计算机读出不同栏、不同列的区别，能做更多分析，因此在这种情况下会是比 Word 更好的选择。（举例来说：Excel可以用公式加总计算，但Word就不行。）
（2）数据置放：不要任意归并单元格；移除非源数据（注解/小计）
关于归并单元格
可分析的电子表格每一列（每一笔纪录）一个字段只会有对应的一个值，不多也不少。如果为了表格排版美观的目的，在电子表格数据上归并单元格，数据可能会变得难以分析。
例如下图的数据，原本有两个公司电话的字段（公司电话、分机），字段首部被归并成一个，使得这个字段首部底下每一列都个别对应两个值。也许有人觉得这样看起来比较清楚，但如果要针对这个“公司电话”字段来筛选、排序时，系统怎么知道要选择哪一个字段值呢？
同理，“归并列”也不行。
归并首部、归并字段值，这是给人看的逻辑，不是让机器读得懂的逻辑。若用给人看的逻辑放置数据，又期待机器能自动读懂、分析它，就行不通。
一个单元格里塞多个数据，像下图这样（部门、职称放在同一栏），虽不必然出错，但就没办法单独依部门或职位分析数据。
如果你想汇入的数据有这类归并单元格问题，且归并的是“栏”而不是“列”，在 Excel 你可以用数据剖析的功能来分开它们，在 Ragic 则可以考虑用抓字符的公式如LEFT(value,length)、RIGHT(value,length)、MID(value,start,[length])，详细说明可以参阅支持公式列表说明（可用“Control/Command+F”句法找关键字）。
注解、小计等非源数据
你也不需要在用来放源数据/作为分析依据的电子表格中，增添多余的诠释信息，例如额外的标题、注解、小计总额等，这些更适合在进一步的报表与分析中让系统呈现。
案例说明
Ragic客服会遇到的例子：和许多电子表格、表单类软件一样，Ragic 支持将你自己的 Excel、CSV 格式数据汇入到数据库，前提是数据格式必须符合 Ragic 的汇入原则，这其中有些是 Ragic 自家格式，但有些是电子表格数据的共通原则，不符合以上原则的话，你就汇不进去。
有时候我们会遇到客户写信来求助：“汇入 Ragic 时，原本的 Excel 格式会跑掉/好像无法汇入...”仔细一看客户附的 Excel 格式是这个样子的（注：此为示意数据，非当事人数据）：
数数看这犯了几个问题呢？(1)标题列之外多余的列。(2)归并单元格，一个首部对应多个值。
这样就算可以汇入，系统也无法照你要的方式帮你分析。
（注：如果你的表格只是要给人看，而不是要分析的，就没有这个问题，这是 Excel 等软件会有归并字段功能的原因。 Ragic 表单页也会提供字段值跨栏和描述字段的功能，以帮助你排版，但描述字段放的就不是用来分析的数据）
另一个例子，直接借用政府数据开放平台的说明，这个说明的“错误一”也包含了归并单元格、多余的标题列、备注等问题，会使其他人要利用这笔数据时，较不方便。
(3)字段值格式一致
每个字段的数据格式不一致，包含小数点或日期，或有人是数字有人是金额，比较同字段内容时也会不方便，最好统一日期格式、金额单元、小数点等。许多电子表格/表单软件会直接规定一致的字段格式，以避免下图的状况。
(4)让系统辨认得出每笔数据：独特值字段
数据如果只是单独放在电子表格软件中，不需要汇出、交换、链接其他数据，每一列/每一栏数据因为都有固定的位置，在同一个文件中可能不会有混淆的问题，只要指出是哪张工作表、哪一列即可。但是如果需要汇出、交换、链接其他数据，不一定会有固定的列/字段置，这时系统会需要一个每笔数据独一无二、不重复的字段，做为辨认该笔数据的依据。
例如：员工数据表中若有“员工编号”这个字段，会比单纯用“员工姓名”来确认哪笔数据是哪笔准确；“商品编号”比“商品名称”精确而不易混淆。
借用一张过去教学文章的图作结。此部分我们写过相关文章，请点此阅读。
图文解说版（IG）
