骐峰塑胶用“每月半个员工”薪资，打造符合 FDA 标准的医材产业管理系统
| 组织名称 |  骐峰塑胶股份有限公司 |
| 组织类型 | 医材塑胶供应商 |
| 面临挑战 | 1️⃣ 套装软件公版、僵化，难配合实际流程 2️⃣ Excel 数据散落翻找困难 3️⃣ 版本文档超级多，架了 NAS 也难找 4️⃣ 在外业务无法访问数据 |
| 导入效益 | 1️⃣ 把设计权还给用户，轻松调整流程 2️⃣ 一张表单查看所有图面，一键完成签核 3️⃣ 在外吃晚餐也能手机查报价、发报价 |
| 选用方案 | 专业版 |
| 导入规模 | 27 人，预计代换整套 ERP |
| 应用类型 | 客户报价历史查询、紧缩链接产品与制程数据、QR Code 仪器履历管理、图面文件与 SOP 管理、ISO 与第三方稽核需求 |
| 爱用功能 | 在线签核、链接与加载、显示从其他表单的链接、全文检索 |
| 最满意 Ragic： | Excel 式接口、客制化弹性高、轻松实现在线协作 |
“我们跟老板说，你再用请半个人的薪水去管这些数据，其实可以让我们省很多任务，不用再去做这么多事情。”骐峰塑胶的研发课长王任宏和业务经理、第二代的蔡沛如认为，对信息系统导入始终抱持疑问的一代老板来说，这句话是让对方点头的关键因素。
事实证明，这“半人份薪水”的投资，成效不错。两年来，骐峰客户数从 200 家翻倍成长至 400 多家，公司却能在人力几乎零增长的情况下，靠着把套装软件不支持、只能散放在零散 Excel 里的文件，转换为自动化云报价系统、图面管理系统、QR Code 串接系统……等应用，消化了新增的工作量。
当转型成为日常：塑胶医材制造商的数码化挑战
台湾的塑胶产业，其实是一个“很常面对挑战”的领域。直到 2000 年左右，射出厂只要有几台射出机，并且什么案子都接，就能闯出自己的一片天地。不过，随着 20 几年来的金融海啸、产业外移、国际高关税壁垒等多重挑战的来临，“什么都做”已经不够，能不能有效集成生产流程、专业门槛、市场定位是否明确，决定了你能不能避免被淘汰。这次的故事主角——成立于 1988 年的骐峰塑胶，就是完成前几波升级的存活者之一。
骐峰塑胶早在 1999 年就曾经接案制作安全注射针头，并在 2002 年导入了至今仍是主力的“免针接头”技术。到了 2008 年，骐峰塑胶随着金融海啸冲击电子代工业的契机，果断转向技术门槛更高、流程更严谨的高阶医疗器材领域，在 2012 年时也成功获取医材领域高度重视的 ISO 13485。近十年来，随着市场环境的变化，骐峰也持续尝试透过 B2B 商贸平台等新型态的行销方式，为企业带来新的客源。
聚焦高附加价值的医疗器材制造，让骐峰的营运样貌，已不同于一般制造业的刻板印象。干净、流程控管严谨的无尘室与无菌设备、时刻有稽核人员到访的操作环境、事事必须文档化纪录的稽核规范，再加上产品本身的高专业度，都让骐峰比传统制造业承受更高的管理压力。在这样的背景下，能否创建一套稳定而有效的数码化营运基础，成为提升管理效率不可或缺的关键。
然而，过去他们所采用的套装软件系统，始终只能满足部分需求。当企业规模扩大、实际运作又需要高度弹性时，这套系统显得力有未逮。
被套版系统“绑架”：流程不合用、时程没弹性
骐峰塑胶有一个已经用了许久的套装系统，之所以会让他们意识到真的需要想办法脱离这套系统，是因为他们发现旧系统的弹性不足，用起来也不直觉。研发端的王任宏说，其实旧系统中有很多系统商设计出来的公版，是他们不会使用到的，这些流程就不符合他们的习惯。蔡沛如则说：“我自己如果很久没有用的话，可能还会忘记要怎么用，需要去问同事”。
套装系统往往会安排顾问协助导入，但安排给客户的导入时程、“课表”往往也有点制式，缺乏弹性。他们回忆，当时系统商的顾问会排出每周的学习进度表，即使用不习惯，还是得硬着头皮学，因为对方的时间都排得满满的，根本就没有修改或延后的空间，阵痛期非常明显。
在初步导入完成之后，王任宏也试着找顾问询问一些功能上的调整或加强，不过令他出乎意料地是，很多在他眼中算是基础的功能，实际上都被系统商锁着，等待他们付费解锁。让他印象深刻的其中一个功能就是“批量导入”，如果能够使用的话，其实在汇入、汇出数据时都可以方便很多，但无奈就是看得到却摸不到。
在跟顾问讨论修改流程时，他常常感觉到顾问只是想赶快把他们结案，所以往往只是给很多公版的零件、解决方案，事后再说不建议修改、改了可能会发生什么问题，形同被公版系统绑架，又只能全程听顾问的。
真的让骐峰塑胶问到修改系统的可能性时，系统商就直接开出了破百万的报价——单单一个模块的修改，成本已经远超过当时导入的价格。
散落各文件夹的 Excel ：找个报价找到发疯
过去，骐峰塑胶会利用 Excel 和 Word 来处理在旧系统上无法有效管理的数据，蔡沛如说，报价单就是其中一个例子。
在以前，骐峰塑胶会把一整年的报价纪录都放在一个 Excel 文件中，所以从 2015 年到 2020 年，所有报价纪录都被藏在这 6 份 Excel 表。蔡沛如说，如果想确认之前有没有报过更优惠的价格，那么就会需要一张一张打开来看，统整出这位客户的所有纪录后，横向比对哪一张表里有最低的价格。
在这个过程中，其他业务工作也不能停下来，蔡沛如说他可能一边接着客户的电话，一边找着不知道到底存不存在的优惠价纪录，常常需要一心二用，或者中断原本的工作来找报价，常常找到快发疯。
另一方面，骐峰塑胶在报价时，更习惯使用 Word 来制作报价单，虽然接口更适合制作文档了，但它并没有像 Excel 一样方便的公式计算功能。所以当他们在制作报价单时，手边一台计算机常常是标准配备，一边需要用键盘填数据，一边又要不停单击计算机，人工错误的风险高，手动这样填数据也很耗时。
NAS 协作不方便：外网连不上、数据还是不好找
尽管过去骐峰塑胶试图让公司更数码化、在线化一些，也在公司内配了一台 NAS，但实际使用起来依旧无法解决数据散乱的问题。王任宏说，其实这些放上 NAS 的文件就是“死的”。
举例来说，如果要在 NAS 上填写试模单，那模具的详细数据都也还是要一个一个填，不可能选定了一个模具的编号，就把所有信息带上去。
另一方面，权限控管的细部设置也不足。NAS 里自带的共同编辑电子表格还是很容易在多人编辑之下，互相改到各自的数据，操作上也很容易冲突。
而且为了保障信息的安全性，骐峰塑胶的 NAS 也没有开放让公司外的网络访问，所以即使把数据放上云，它也无法协助常常在外跑的业务，还是必须回到公司内才能下载数据。种种限制、操作体验综合起来，NAS 用起来根本就像是换个位置的 Excel。
No Code 选择多，评估起来 Ragic 更适合
多种方案并行，却始终无法得心应手管理数据的骐峰塑胶，在某次与客户的交流中发现了一条新的道路——王任宏说，他们发现有一名客户使用 FileMaker 创建了属于自己的数据库之后，因缘际会了解了 Low Code 和 No Code 的概念。
王任宏知道，No Code 是让骐峰塑胶可以“摆脱顾问”的方式——在简洁的云接口中，只要靠鼠标拖拉、键盘打打字，就能创建数据之间的互联勾稽。同时，导入的节奏、过程可以随着自己的步调，订阅方案也自由弹性，不一定非得花大钱找人咨询。他因此开始上网找出许多 No Code 的解决方案，试图让骐峰塑胶脱离数据管理难题。
除了客户使用的 FileMaker 外，他也找了包括 Airtable、Kintone 等 No Code 工具一同进行评估，但大多数的选项要不是费用太高，不然就是设计起来还是稍嫌复杂，也有些工具用起来就只是单纯的“表单”，只能一笔笔数据慢慢看，没有办法用像 Excel 一样的方式，快速浏览多笔数据。
在经过一系列的研究与评估后，蔡沛如和王任宏敲定了心仪的工具——就是长得像 Excel，但是简单操作就能创建链接关系，导入价格相对低的 Ragic。
Ragic 如何赋能各部门？应用场景全解析
虽然骐峰塑胶目前在 Ragic 上仍是“现在进行式”，尚未完成所有导入阶段，但王任宏并不担心，因为这本来就在他们规划之中。他持续默默地在 Ragic 上创建新的表单流程，也可以搭配公司内的“风向”，安排每个阶段的上线时程，这样一步一脚印的步调让整间公司可以相对温和地转换习惯。
那么，骐峰塑胶在 Ragic 做了哪些事，为不同部门赋能、提升效率？一起来看看吧！
业务报价有效率：秒速翻出历史报价，随时随地都能接单、回客户
正式导入 Ragic 之后，过去让蔡沛如找到发疯、宛如大海捞针的“翻报价”过程，可以藉由简单的设计变得轻松很多。在 Ragic 上，多年的报价可以存在同一张表单里，不需要像使用 Excel 一样，得“分流”避免文件过大、崩溃。
设置了链接关系后，骐峰塑胶的业务除了在填报价单时，可以自动带入许多客户与商品的详细信息，甚至为来自四面八方的客户，因应他们的习惯、适用的贸易条规，拟定了不同的“注意事项数据”，填报价单时就能够更自由搭配出属于他们的报价单格式。
这些设计除了让他们免去过去报价单只能整张手动填写的窘境外，更能直接在客户与商品的数据页上，自动汇整出过去的报价纪录——客户来电时，只要点进对方的数据页，过往针对这名客户报了哪些产品、报出的价格是多少，通通都能一眼看出。
蔡沛如也说，图面、产品数据全部都放到在线，跟以前比起来就方便很多。骐峰塑胶有超过一半的客户来自美国与其他国家，很多时候，客户并不会在台湾的上班时间询问、发需求，但以前即使配了一台 NAS，业务都还是必须在公司内才能连上线。
他在短视频上分享：“在吃饭的时候，也同时跟着海外客人对话，因为图面都放在 Ragic，马上就能看到尺寸适不适合他的需求，也能实时回覆客户，同时对接客户。”他也提到，如果他人不在公司，现在也可以第一时间打开 Ragic 的手机 App，直接把截屏传给对方，跟对方说明会在隔天的上班时间发出正式报价单，减少客户等待时间。
随着 Ragic 上线，业务课管理客户与报价的过程相比以前轻松很多，这让他们即使这 3 年内的客户量直接从 200 名翻倍成长到 400 名，依旧可以在现有的人力下顺利完成业务工作。
研发文档好整理：签核更省心、轻松找出琐碎历程与操作标准
骐峰塑胶会为一个系列制作多种不同的规格说明品，每个规格说明品都有各自的“品号”和“图号”，区分像是螺纹、颜色等样式。不过这些规格说明品的核心设计一般都相同，会共用一张“设计图檔”。
在研发课，王任宏也制作了一套流程包含签核到数据更新、上载的“图面管理系统”，确保过程更透明，也让整间公司填写产品数据时，一定都会用到最新版本的图面。
这些设计图檔在过去，每一次有设计变更时，都得走非常繁琐的签核流程——公司内会有一张打印件的“签核总表”，在工程部与业务课的员工手上流通，但毕竟只有这么一份以打印件形式传阅的总表，其他人要随时确认签核状况并不容易。
在完成签核之后，文管还需要为图面盖上发行章，才能上载成电子纪录。由于 ISO 13485 对“电子签名”的规范比较严格，在过去，如果图面本身就是电子檔，那么他们甚至得先把图面打印输出来，盖完章后再扫描、上载回去。所以在 NAS 里的图面，其实有一部分是清晰度已经失真的文档。
王任宏也提到，过往使用 NAS 时，每一个图檔、每一种图号，都要分开创建在不同的文件夹，如果一个系列的图檔对应到 10 种图号，那么不管是要找特定图檔，还是需要更新纪录，就得一一翻过每一个文件夹、确保里面的文件无误，而且图檔上载完毕之后，他们最多也只能通知其他部门，没办法强制让其他人都自动更新到最新版本的图檔，造成信息更新上的落差。
导入 Ragic 后，骐峰塑胶的研发流程变得更有效率：研发人员会为每个品号与图号创建专属的数据，并透过链接与加载，将它们链接到适合的图檔上。
接下来，工程部与研发课的成员就能在一张“图檔上载操作”将准备更新的图檔数据上载，这样一来，所有相关人员就能直接上网查看，进度更透明，不再随着打印件失踪。
文管在签核这些图面时，由于 Ragic 的签核功能符合 ISO 13485 与 FDA 标准，因此也不用打印出来再扫描回去了，直接到另一张表单批次签核，就能完成原先琐碎的操作。
一番操作下来，如果设计图有任何变更，旗下的产品就都不用一一替换图檔，表单上会随时更新信息，整间公司也都能一次带入最新版的图面。想查询图面修改沿革，也只要到图檔上载操作就能一次浏览多个版本的图面数据。
“会动的操作说明”研发与产线沟通零障碍
王任宏与蔡沛如也分享，过去所有的操作说明、SOP，通通都是打印件打印输出来的，但操作步骤要拆解到什么程度、打印输出来好不好读，常常造成沟通上的困难：“他们甚至会说，你不下来教我，我就不做任何动作”这不是产线的人特别难搞，而是医材制造真的不能马虎。
藉由 Ragic 的文件上载字段，产线人员终于不再只能跟静态的打印件干瞪眼，跟研发端拉扯。直接上载视频，就能让每一步的操作员知道应该到哪个机台做哪些事，这些会动的操作说明，让研发与产线减去了长期以来的沟通问题。
超啰嗦的 ISO 认证也不怕，多种功能保障“确效”
为了进入医材这种稍有不慎就会引发危机的领域，ISO 13485 几乎是不可或缺的敲门砖。同时，各国也基于这个认证标准，推入出各自的法规要求，举凡台湾的 SGS，以及美国的 FDA 都包含在内。
为了确保绝对的安全、可追溯性，这些相关的规范都非常啰嗦，王任宏提到了 ISO 13485 中规定的“确效”——它指的是，你所使用的每项工具、经过的每个流程、细节，都有完备的文档佐证，并且确定能够达到原先预期的标准。
王任宏曾经多次来信，以及与稽核机构讨论，确定了使用 Ragic 也是能够被认可符合确效的工具。蔡沛如分享，在 ISO 13485 的规范中，如果以打印件的方式留存文档，那么为了能够追溯修改的轨迹，他们的所有涂改都需要严格遵照 SOP——先用笔在原先的字上画删除线，再在旁边写下修改后的字，并在同一处签名、盖章并押日期。
王任宏则进一步向我们说明，ISO 13485 的原文其实都只有讲到“纪录”（Record），不一定非得是打印件形式。因此 Ragic 当然可以用，而且像是修改数据后自动在后台留下的纪录，就可以替换原先复杂的操作 SOP，谁改的、什么时候改的、把什么改成什么，通通无所遁形，让他们管理文档更方便，不需要每次都大费周章涂涂改改。
另一方面，像是 FDA 也要求文档的签核必须有适当的身分认证措施，以打印件为例，就是必须打印输出来再签名，必须要能够识别是“本人亲签”，不是单单在文档上放一张签名檔就了事，所以一份文档总是兜兜转转才能签核。“本人亲签”的需求，在转到 Ragic 的电子签核之后也变得简便很多——设置签核时，勾选严格身分验证，就能确保用户在签核时必须再次输入自己的用户密码了。
回想起一开始导入 Ragic 的过程，王任宏也坦言，在软件确效这一块，他们一开始很担心“风险评估”卡关——如果软件的生存周期到了，或者面临倒闭的话，供应商会怎么善后。知道 Ragic 会转为开源但不再维护之后，王任宏也才放下心来。
1 个人顾 300 台仪器，贴上 QR Code 就搞定
在转型成医材供应商之后，骐峰塑胶在制造流程上的严谨程度，相比于传统制造业也大幅提升了许多，每个步骤都得尽可能细腻、品管也十分严格。蔡沛如说，骐峰塑胶厂内的 300 多台仪器，大到固定机台，小到光标卡尺、湿度与温度计，通通都需要定期量测、校正，确保运作工况符合预期。不过，被安排负责这项工作的人只有 1 个。在过去用打印件纪录的时候，往往就得从一迭厚厚的打印件中，翻出各个机器的纪录表，既没有办法精准掌控校正的期限，更容易因为手写生成人工错误。客户或稽核方来检查厂内状况时，翻起这些文档也麻烦。
采用 Ragic 之后，负责仪器量测的人员首先可以在数据库内，直接透过筛选看到每一个仪器目前的状态，确认大致上有哪些仪器可以准备下一次的量测：
在完成校验之后，他们就会直接透过这些数据的 QR Code 标签来当作“QC Pass”贴纸。如果有客户或稽核方要来厂内看，扫一下仪器上贴的标签，就能直接获取所有量测纪录与最新状况。既不用翻打印件，也不怕手写看不懂、出错率高。
蔡沛如说，他们一开始其实也没有很敢贸然把这种方式导入厂内，所以他们初期也是比较试探性地问客户，想确认这样的呈现方式能不能被接受，客户纷纷说这是“峰值体验”之后，才创建起更强的信心。
除了管理仪器之外，骐峰塑胶的 QR Code 大法也应用在不良品的管理上——王任宏说，业务偶尔会收到不良品的客诉，为了提升产品质量，骐峰塑胶会把这些不良品收回厂内，看看后续要做什么样的处置。
过去骐峰塑胶管理不良品的方式，就是打印输出一张完整的报告单，直接贴在不良品上，避免误拿。这样做的缺点是，如果后续有针对不良品或整个批次做任何处理，打印件的单子也不可能更新。
导入 Ragic 后，他们也如法炮制，在不良品出现的时候，第一时间也会透过客制打印报表打印输出一张不良品识别单，并且加上这个不良品的数据 QR Code 条形码，让品管人员在看到不良品时，拿出手机就能看到不良品的最新信息与处理状况。
二代导入经验谈：传统老板重“实务”，就用具体数字算给他听
蔡沛如说，因为制造业的一代老板大多非常很在意“摸得着”的投资，强调钱要花在刀口上，所以在厂房、设备上，往往会给出更宽裕的预算。另一方面，老板之间也会分享各自导入系统的经验谈，又加上骐峰塑胶在旧系统上，其实已经花了很多心力、预算，心中自然对“又要换系统”这件事有很多的疑虑、恐惧。
这时，只是单纯跟老板说“数据太多、很难处理”的话，老板恐怕会只想着多请一个人。那么，不如直接精算出各式各样的价格，用最实际的数字，模拟成最实际的“人力”来说服老板。这也是为什么，他们最终跟老板说的是：“只要每个月再用半个人的薪水，就能让大家都少很多任务，把时间放在更重要的地方”。
而骐峰塑胶“多请半个人”至今已经三年了，王任宏说，除了财务课还是比较习惯旧系统外，很多流程、部门已经渐渐搬到 Ragic 上，创建出一套新的习惯，他也预计在未来的几年中，慢慢让公司达到 90% 的无纸化，让信息保存与传递更有效率。
做好导入规划，也能提升说服力
除了单纯用人力、成本吸引老板的目光之外，王任宏与蔡沛如在评估导入 Ragic 时，也在“规划”下了非常多的工夫，也将所有工具的比较、方案与人数的计算，甚至是导入的时程，全部都制作成了一张简报。蔡沛如说，他们从 2022 年开始规划、一步步地将数据在线化。为了最大程度减轻变量，ISO 13485 相关的数据也都排在比较后面上线。
也许这样的完整规划，更能让老板与其他部门的人们相信，这个导入不仅仅是一头热，而是已经做好了完整的愿景、循序渐进，只等着大家点头一起走的。
时至今日，虽然骐峰塑胶还没能将所有的工作流程都放上 Ragic，但王任宏还是强调，经过他们的评估，与使用到现在的感想，其实 Ragic 对他们来说，也是可以一步步将原有的系统代换掉的。现在，王任宏也还是继续随着公司觉得舒服的步调，一步步将新的功能、流程放上 Ragic，期待在未来不用再同时需要操作旧系统与 Ragic，可以一站式地用 Ragic 满足原先需要整套 ERP 的功能。
