应对高标稽核、“单击分钟计价”赔偿压力，汽车扣件商经捷如何高效统整信息省时间
“Ragic 三剑客”合影：左起为 Carola、Jack、Shu
| 组织名称 | 经捷科技股份有限公司 |
| 组织类型 | 汽车扣件、零组件供应商 |
| 面临挑战 | 1️⃣ 公司流程常修改，僵化系统难配合 2️⃣ 产业稽核要求多、大量细节需统整管理 3️⃣ 旧系统对外联机不方便 4️⃣ Excel 信息散落难串连 |
| 导入效益 | 1️⃣ 一线人员轻松调整体系结构 2️⃣ 大量节省操作时间 3️⃣ 数据在线化，不再藏身某部计算机的小角落 |
| 选用方案 | 专业版 |
| 应用类型 | 产品设计与制程管理、报价与询价、工厂状态回报、第三方稽核文档管理 |
| 爱用功能 | 提醒、归并打印（客制打印报表）、链接与加载、公式、在线签核 |
| 最满意 Ragic | 客制化弹性高、一键完成数据修改、轻松实现在线协作 |
“我们的流程有很多的客制化，但旧的系统毕竟是比较标准、固化的，就变成实际上会变成我们才要去配合系统”经捷股份有限公司的老板—— Jack 说：“一间公司在成长的过程中一定会有改变，如果系统体系结构不能调，就会生成很大的问题。我觉得你们的东西（Ragic）就是好在我们可以从中创建我们自己的规则。”
汽车扣件产业：稽核细节多、文档需高效管理
你知道吗？不管是小到你日常生活中的各种机器、家具，大到汽车、房屋、航太机械等等……台湾制造的“扣件”其实遍布世界各地——扣件是什么呢？其实，我们日常会看到的各种螺丝、螺栓、螺帽……这种具有将不同部位、零件“扣起来”、锁固的关键零件，都能叫做扣件。而今天的故事主角：经捷科技股份有限公司，就是专门制造汽车扣件的一间公司。
汽车产业是一个眉角非常多的领域，为了确保成车的安全性、可靠性，每一个步骤都需要严谨、长期的跟踪：一个产品的制程都要详实记录，不管是任何沟通、修改，哪怕其实只是改了产品名称的一个字，都要有一笔纪录，详细记载修改的时间、说明为什么要改、改的是什么地方。
为了确保每个厂商都有正确实行这么严格的标准，整条汽车产业链从很底层开始就需受到来自标准机构的 IATF 16549、以及来自车厂本身的 APQP（先期产品质量规划）等监督程序。为此，经捷更需要有效率地保存涵盖供应商、自家工厂的所有营运状况、风险与绩效管理等等细微末节的信息，必要时更容易找出来、统整给第三方的审查机构与车厂。
绝对准时，否则准备高额赔偿
除了大量细节需要管理，汽车产业另一个高压的地方，就是对时间管控非常严谨——举例来说，负责导入 Ragic 的业务：Shu 向我们透露，车厂能够将生产链的每分钟直接量子化成损失，每一分钟都大约是几百元美金。只要生产链一停摆，车厂就会开始向上问责，只要其中一间没有办法证明问题不是出在自己身上，就需要支付生产链中断时长换算来的损失。
而在汽车零件产业中，几乎所有的产品都是客制特规品，同一个零件有很大的机会只用在一个车型上，甚至同一车型在改款时都有可能修改设计。而且，供应链的上下游之间必须藉由从车厂开始的“出货计画”，一步步往前推入算自己的生产与出货时程——经捷必须参阅下游的客户每周提出的出货计画，让经捷回推入生产日期，排出适当的生产规划，不能多也不能少，少了就可能迟到、多了就会造成库存积压。
既要精确掌握每一次的图面、与上下游的沟通纪录，又要随时了解工厂端每一步的生产状况，因应各方稽核的结果随时弹性调整，而且，这些零零碎碎的事情还得要“又快又准”……经捷过去的旧系统在满足这些需求上，给他们带来了不少挑战。
挑战：旧系统僵化、手动流程多
经捷的运营经理 Carola 告诉我们：他们过去有与工程师签约，专案开发一套系统，对他们来说，要能够“让系统配合公司”无比重要，但这个旧系统用起来、改起来都还是很僵化，很多时候都是“公司配合系统”。
Jack 说，不管是公司成长，还是要符合稽核标准，流程一定要频繁调整，但要跟工程师沟通，做出一套自己需要的表格，通常都得花个两、三天。工程师将测试版传回经捷之后，又得要再花个半天左右测试有没有问题，受限于系统体系结构与时间压力，他们很常是“不一定满意、勉强”地接受新的版本。
而且如果经捷希望调整一些相对小的功能：例如在报价单可以预先填入贸易条件、出货地，都还是得跟工程师沟通、修改程序才能做到，对双方来说其实都很麻烦。
他们也提到，旧的系统必须架在自己的厂内，所有联机、效能问题也要自己想办法处理。Carola 说，只要使用的人一多，打开一个文件都可能要跑一、两分钟。Jack 更说，以前只要人在国外出差几乎就是四根清净，因为想在国外跑签核流程的步骤太麻烦：必须打开计算机，透过 VPN 连回经捷总部才能进入数据库，再一笔一笔打开数据签核。
搭配 Excel？数据散乱，还得打电话给离职员工
经捷过去还使用 Excel 与 Word 处理大量文字操作，客户数据、产品认证文档通通包含在内，但 Excel 毕竟不是适合协作的工具，数据容易散落在各处。
数据散落的问题，让经捷光是连“业务交接”都可以手忙脚乱。Shu 说，经捷的每个产品起码都会连续生产 5 年以上，延寿到 10 年的产品也不在少数。业务们在 10 年间来来去去，每个人存放文档的方式都不一样，过去就有发生过新业务找不到旧数据的状况。Jack 说，员工都已经离职了，还要打电话回去问数据放在哪里，那种情况实在“真歹势”。
找新系统碰壁：开价高又还是太过“公版”
为了让公司有好用的信息系统，经捷曾经找过几间厂商，，但问到的系统都偏向公版、僵化，有很多经捷根本就用不到的功能。Jack 更是说这些系统“就像给我们一套十年的衣服穿两天”，无法应付经捷需要的弹性。
这些新系统的价格也让经捷无法接受。Carola 说，有一间厂商直接向他们开出破千万（不含维护）的价格，Jack 也笑说“做到退休都付不出来”。
Ragic 够“弹性”：随时调整设计，还能与其他系统并存
Shu 在加入经捷之后，短时间内就体会到了旧系统带来的各种困扰。好在，曾经为家里导入 Ragic 的他马上就凭着过去的经验，向公司提出用 Ragic 来管理信息的想法。
Ragic 的特性与经捷的需求刚好相符——像 Excel 一样自由弹性的操作方式，不需要写程序就可以自行调整系统，因此不需要额外花时间跟工程师沟通；同时数据又集中于云，大家都能在表单中保存、查看数据，不再需要把计算机翻遍才能找到数据。
最重要的是，导入 Ragic 可以从小地方一步一步做起，不一定要一口气淘汰整个旧系统。Carola 说，经捷目前使用了 3 套系统来互相搭配——在工厂内部，经捷还在使用旧系统，处理进销存、生管排程与制造运行的细节；在打卡、差勤、薪资计算……上，他们购置了一套专门的人资管理系统；而上述两套系统做不到的所有文字操作，则全部在 Ragic 上实现。
用最少的时间、心力，精准掌握细节
对身为老板的 Jack 来说，改用 Ragic 最直接的差别，其实就是“出国的工作量变大了”，毕竟以前只要出差到国外，基本上就不可能有余裕再打开计算机、连上 VPN 再完成报价的签核，但现在只要有网络就能把手机拿出来一键签核，3 人更笑说这是“追老板到天涯海角”。虽然对老板来说稍微辛苦了点，但经捷的报价签核变得更流畅，不再会因为老板出国而卡关延误了。
对 Shu、Carola 以及经捷的所有员工来说，导入 Ragic 后，许多很小的问题都可以在短时间内轻松解决，不需要再联络工程师。
除此之外，Ragic 也帮他们在公司的方方面面都省下了许多时间，一起来看看 Ragic 如何在不同的流程中，让经捷的日常工作变得更加轻松吧！
手工操作改成自动统整，报价询价 15 分钟 → 10 秒
谈到 Ragic 带来的改变，Shu 马上热情地分享他处理来自墨西哥的询价的今昔对比，更直称这是他“最大的痛点”，让他不再需要每逢周五都只能在晚上九点下班。
在以前，墨西哥办公室的业务 Andy 会将当地的客户询价透过 Email 发给 Shu，让台湾的业务接手向工厂询价。Shu 则会在每周五将完成询价的报价单发回给 Andy。这时，Shu 必须帮手头上的报价单一张一张“找主人”——Andy 发来的每封信都没有标准格式，而且旧一批的询价操作进行时，新的询价需求还会源源不绝地传过来——Shu 只能翻遍整个邮箱，确认对应的单据后再上载附件，回覆给 Andy。
Shu 算过这样到底要花多久：每份报价单从下载下来到寄给 Andy，都需要花 15 分钟。
导入 Ragic 后，Shu 就能单击照需求，制作一套更直觉的流程来替换翻 Email 的过程：墨西哥的业务只要在属于他们的的询价需求登录表创建数据，台湾业务就可以透过抛转排入询价表单。询价完成后也只要再抛转一次，就能传回墨西哥的正式报价单表单。
Shu 说，现在只要单击个单击钮、就能在 10 秒钟内将报价传回墨西哥。
汇率统一更容易，杜绝“众说纷纭”
经捷的采购、制造都在台湾进行，成本都是透过台币计算，但面对客户、打报价单时，就需要换成美金计价。Carola 提到，能够统一维护经捷的报价汇率，对公司来说也方便很多。他们过去使用旧系统报价的方式比较源：报价单上并不会有能够实时更新的“汇率字段”，所以经捷只能在内部定期公告新的汇率，让大家记得在打报价单时自己敲计算机，计算美金金额。
不过难免会有人“忘记更新”，无形之中生成报价错误、甚至亏损的风险。
使用 Ragic 时，要让大家都跟上版本就容易得多——他们有一张汇率表单，只要定期修改这张表单的数据，业务们在报价表单中使用链接与加载，就能自动带入打报价单时的汇率，既不用自己敲计算机，也不会再发生版本落后的问题了。
自动计算出货与生产日期：10 分钟替换 2 小时工作量
经捷说，他们的上下游的关系比较特别：他们在与下游报价、签约时，只是先把“生产方式”——产品长什么样子？需要用到什么制程？……都先谈妥，确定开始生产之后，要生产多少的量则是动态调整、每周更新的。
下游的客户会每周将一段时间后的具体需求日期、需要的零件数量更新、整理成一张表给经捷。经捷则单击照客户发来的需求表操作。如果运送时间、生产量都是固定、不太变动的，那么一般系统的生产排程还可以应付，但如果每周都要重新检视一遍生产量，甚至以此动态安排，调整优先级，这样客制化的需求对经捷过去的旧系统来说，还是有点太过复杂了。
Carola 分享了一张来自第三方仓库的出货计画范例给我们，他指出，客户的表可能看起来会像这样，记录今年目前已收到与在途的数量，并且还会列出接下来每个月大致上会有多少需求，例如下图就显示了客户在 8 月时会需要 48000 个产品 G：
在过去，经捷每周面对所有客户、仓库发来像是这样的出货计画时，都得开一张 Excel 来整理。采购人员需要对应每个日期，再去对照行事历、推入算出适合的出货日期，再进一步检查库存量、填到 Excel 表中，确认是否符合安全水位、会不会缺件，需要再生产。
不过，由于不同客户发来的出货计画都长得不同，加上经捷过去也没有制定统一的流程，以往经捷面对不同客户时，整理出货计画的方式都不一样，十分缺乏效率，加上 Excel 文件散乱，也不方便长期存放与查找。
开始使用 Ragic 以后，经捷得以将出货计画统一移到 Ragic 的同一张表单上整理——将客户发来的需求表直接汇入到表单，透过预先设计好的公式，根据“需求数量”、“需求日期”与“预计船期（周）”快速算出要出货的日期，数据也能妥善留存不分散。
在这之后，经捷也能用更有效率的方式，直接检视、确认库存能不能够负荷每一周的出货计画，如果不行，那么在什么时候需要再次生产才能配合出货，避免迟到。
全部数据都创建完成之后，经捷也会利用归并打印，将出货的产品信息、目前缺少的量，以及预计完整交货的时程整理起来告诉客户。
过程中，经捷只需要操作表单记录信息、触发公式计算，最后再一键生成客户通知信，原先他们每周都要花 2 小时在处理出货计画，现在只需要 10 分钟就能完成一整周的计画。
掌握沟通纪录与操作时程，生产断链不背锅
作为汽车产业链的一员，经捷反覆强调时间控管对他们来说十分重要：整条产业链从最基本的零件到成车，需要经过好几个供应商的相互接力，上游没有把关键零件交到自己手上，自己当然也就没有办法如期制造、出货。因此，其中一段供应商的出货延迟了，有可能是自己的生产状况出问题，也有可能是从上游开始就迟到，Carola 与 Shu 说，问题也有可能是出在下游身上——他们也可能把生产量算错，又或者根本没有及时把出货计画交给经捷。
Carola 与 Shu 说，他们曾经遇过客户特别派人来台取货，提着 200 多公斤的产品“人肉空运”回国，Shu 推入算，即使客户已经出此下策尝试补救，客户本身还是要付出 40 万左右的赔偿金。
谈到实务经验，Shu 与 Carola 都说其实生产链之间缺货是难免的，特别是疫情期间，缺货的情况更加频繁。经捷本身是在时间管理上特别严格、准时交货率较高的供应商， Jack 说：“我们不会原谅不能准时交货的协力厂商，所以合作的协力厂商已经换了好几轮了。”但要厘清责任归属总不能口述无凭，所以，合作厂商什么时候给零件、自己什么时候开始生产、各步骤的处理、以及下游什么时候给出货计画、需求量是多少，通通都要记录下来。
不过，以前经捷每份出货计画都是半年前就每周都开一张 Excel 来统整、安排，那么等到车厂真的开始准备组装成车了，发现零件不够、车厂产线停下来时，经捷根本就不知道要翻多少文件夹才能找到那张关键的 Excel 表。
Jack 说，通常等到这个时候，就已经要往回翻二、三十页，甚至好几本文件夹了。而且出货计画还只是一部分，如果要进一步证明问题是出在上、下游，那就要通通把沟通纪录、单据翻出来。Carola 说到这里，语气也逐变形得无奈。
Jack 也提到，Ragic 其实是帮他们加了很多层保险，除了所有数据都在线化，避免每个人把数据都藏在自己计算机、需要时挖不出来的状况之外，能够为数据创建关联性，快速找到相关的数据，让经捷不再需要像无头苍蝇一样翻找各种文档，对他们来说都方便许多。
自动带入产品细节信息，填写工程变更单从 1 小时 → 15 分钟
一个产品在客户接受经捷的报价、正式进入生产周期之后，其实在尺寸、材质、电镀与处理方式等各种细部设计、制程上，都还是有可能随时修改。不管是经捷在开发早期就发现客户的图面有问题、有制程优化的可能性，或者是车厂决定在某一年改款、调整设备，这之中都可能会有很多变量。
而产品在设计上有任何更动都是要留下纪录的，透过“工程变更单”，可以同时记录一个产品过去的设计以及变更后的内容，让经捷可以追溯过往的设计、变更，让信息更透明。
Carola 说，在旧系统中开一张工程变更单其实超级麻烦：一个产品的信息非常庞杂，所有细节都要写上去，但旧系统又没有默认带入数据的设计，所以一张工程变更单从头到尾都得靠人工拷贝贴上。更雪上加霜的是，旧系统也无法同时编辑两份数据，所以他们得透过计算机的记事本，把旧的产品信息一一拷贝起来，再从记事本贴到工程变更单上，拷贝贴上完之后，才能填写要调整设计的地方。
Shu 说，在旧系统里，每一张工程变更单都要花 1 小时处理，他甚至曾经花了一整个下午，只为了填 3 张几乎一模一样的工程变更单。
透过链接与加载，在 Ragic 开工程变更单变得方便很多，只要选择需要调整设计的产品，表单内就能自动带入所有的旧数据，将工程变更单填完之后，单击下指定的单击钮就能将变更的内容更新到产品信息，不再需要频繁拷贝贴上，处理一张工程变更单的时间缩小到 15 分钟，更能专注在变更设计的内容上。
提醒功能让跟踪事项 3 年、5 年后都不遗漏
经捷也有不少需要长期跟踪的事情。Carola 说，经捷一年生产 500 多种产品，但每个产品都有可能连续生产 5 到 10 年。为了安排时间确认库存，经捷必须要记得每个产品大概什么时候会迎来生存周期的结束。
另一方面，产品的开发也需要时间，经捷与客户签约后，产品开发、确认制程大约会花上 1 到 2 年的时间，在这个过程中，当然也会有许多问题要跟客户确认。
但就如同他们一直强调的——时间到了就要完成，不能迟到。拖了一个步骤，后果就很严重。在以前，经捷没有地方有效率地记录每个重要日期，全部都只能由业务自己用一份记事本、自己记下什么时候应该跟客户沟通确认，这样的风险其实很高。
在 Ragic ，只要管理数据时简单在产品信息页记下预期的开发期限、生存周期，设置好提醒功能，就能在时间到时，自动让计算机提醒你每天该做什么事，省下自己记忆重要时程的工夫。
这样的日期纪录、提醒功能在好多地方都能帮上经捷，像是移工的约聘都是以 3 年为一个单元，可以直接用一张表单来管理每平移工的信息，时间到时自动寄信给人资跟移工确认合约；在经捷内部人员的证照需要维护、更新时，也可以在到期之前收到系统的提醒，让他们开始准备必要的信息与课程。
产品信息不散落，一键产出稽核认证文档
Shu 说，汽车零件并不是每间公司一开业就都能做的，你必须经过公正机构给予的 IATF 16949 的认证后，才算是半只脚踏进汽车产业。
在准备正式量产产品以前，除了写明产品的信息以外，整间工厂的运作、流程与工序，试生产后的品控状况，全部都要集结成册，通过先期产品质量规划（APQP）才能进一步获取车厂本身的信任、保障成车质量。
Carola 说，光是其中的生产件批准程序（PPAP）就有十几个文档要整理，这其中也包含先前提到的开发与设计纪录、工程变更单。以往，一个产品的各种信息会散落在不同的文件中，需要交出文档时再由业务统整到一张 Excel 表里。那时就很常出现明明是同一个产品的数据，但两份文档的品号却不同的情况，多一个 0、少一个 0、版本号码不一样……对不起来的人工错误很容易发生。
他说，这种信息对不起来的状况，在导入 Ragic 之后改善了很多，准备认证、稽核文档时，也不用再慢慢把信息贴到 Excel 上，直接在平时使用的表单上使用归并打印就能一键把日常运作的数据转为自己需要的文档格式。
琐碎需求全靠 Ragic 处理！经捷还做了什么？
轻松管理内部教育训练，不再多个文件各自为政
Carola 说，以前在经捷管理内部教育训练课程其实也很麻烦——每开一门课，就要在好几份 Word 上重复记录这门课的信息。
举例来说，如果讲师想要开课，就会填写一份“开课申请单”：
在课程经过审核、确定开课后，就会将相关信息公布在“日程表”：
上完课后要填一张“成效评估表”，把这次所有参与员工的考核结果写上去：
成效评估完成之后，还要找到表上每位员工的“训练纪录表”，加上这门课程的信息：
在这些文档里，讲师、课程名称、课程时间、时数、站点……这些信息往往是相同的，却要一张一张反覆从零开始填写，要整理一堂课的信息，工作量就高达 2 个小时。
改用 Ragic 设计管理教育课程的流程之后，经捷不再需要重复输入相同的信息，同样的课程可以在填完课程开课申请单、完成审核之后，直接透过抛转创建未来可以开的课程数据：
接下来要开课时，就可以透过链接与加载，快速选取已经创建的课程数据、内容，并安排此次开课的时间、参加人员与考核方式。
课程与考核结束后，经捷可以直接将参加人员的出席与考核纪录抛转为教育训练纪录，最后就能透过参照子表格，将纪录自动列在员工的数据上了！
Carola 说，现在这样的操作，只需要填写一次课程信息，以及每一次开课时不同的细节就好，接下来的工作透过抛转就能一键完成，教育训练纪录更是会自动罗列到员工数据上，一堂课的信息整理缩小到只需要 10 分钟就能完成。
需要什么信息都能自由记录，完成法规与工厂检核需求
除了各种公司流程的管理之外，经捷在方方面面还做了更多不同的应用，以便达成友善的工厂环境，也能符合 ISO 45001 的标准。举例来说，他们设计了“精实管理”表单，让工厂的各种状况，不管是确实有运作问题，或者是虚惊一场，都能有完整的纪录；“母性保护与不法侵害”与“环安卫”两张表单则确保员工们能够有最友善、安全的就职环境。Carola 说，这些表单其实都有相应的法规与标准，虽然通报的方式都不同，但是他们可以透过归并打印，至少在 Ragic 上就把要传送的文件给准备好。
Jack 也跟我们分享，为了因应欧盟碳边境调整机制（CBAM），经捷需要把碳足迹算得清清楚楚，不仅要把运输产品时的距离、使用的交通工具都列出来，甚至连每位员工从住家到公司的距离、使用的交通工具、在公司上了几次厕所，这种细微末节的东西都要一一计算。不过即使是这种麻烦、琐碎的需求，Ragic 也都能够完成，要说 Ragic 把经捷上下都“摸透透”好像也不为过。
Carola 与 Shu 都说，其实导入 Ragic 之后，虽然有些员工可能还是要花时间适应，但是公司内部已经渐渐开始出现一个共识，就是有任何数据，都欢迎丢到 Ragic 上。
