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甘特图“专用”软件比一比:Toggl Plan, TeamGantt, GanttPRO 详细评测

作者:Maurice Lee

进行专案时,团队通常会面临各种大小不一的任务。通常,使用专案管理工具,用类似下图左侧的接口,就可以跟踪任务的进度和完成情况,但如果想在更可视化的画面上,一目了然看到每个任务的时间长短、马上辨认出团队成员运行的任务间是否存在期程冲突,类似右图这样的“甘特图”,就会是更有效的进阶工具。

要制作甘特图,市面上有各种不同的软件/方式可选择。可以简单分成三类:第一类是在电子表格(Excel、Google Sheets)、专案管理软件(如 Asana、monday.com)创建填写所有专案任务相关信息后,用相关功能产出甘特图,适合本来就使用 Excel 或专案管理工具管专案的不同层面信息,只是进一步需要以“甘特图”这个接口额外检视信息的人。

第二类则像是 Figma、Miro、Canva 这类设计、做图、电子白板软件附挂的甘特图功能,这类甘特图通常是呈现视觉效果为主,不会与专案管理信息连动、随时动态调整,通常只适合单纯展示 demo。

第三类则是另一种更加“直接”、更接近“甘特图专用”的软件,软件一打开,初始画面就是甘特图的时间轴接口:

用户一开始就可以透过甘特图画面上的拖曳操作,来设置专案、切分任务、调整起迄日期、负责人等,适合一开始就偏好以“甘特图画面”为专案思考起点,想在这样的画面上动态调整资源分配的人。

这篇文章要介绍的,就是第三类这种“主要接口是甘特图,可以直接在可视化接口上拖拉时间轴”的软件。我们选择了这个类型里 3 个讨论度最高的应用:Toggl Plan、TeamGantt、GanttPRO,介绍它们的共通特点,并进行实测比较,帮助你依照需求,找到最适合自己和团队的甘特图工具。

评测标的共通特点

简单说明这次我们挑选甘特图软件的共通特点:

1. 这些软件都是以甘特图为主要操作接口,适合一开始就偏好以“甘特图画面”可视化思考专案分配的人。

2. 这次介绍的软件都是 SaaS,可在在线进行任务指派、更新进度,团队成员也能实时同步专案进度的最新信息。相对而言,像 Gantt Project 这样的单机版甘特图软件,无法在在线同步信息,就不是我们这次要介绍的重点。

另外需要注意的是,甘特图通常是各家软件中的进阶付费功能,很少完全免费开放使用,因此我们这次挑选评测的软件,多数功能需要付费,这部分可能要先有心理准备。(关于免费 / 付费使用的详细分析,有需要可以到这个段落查看)

甘特图软件分析实测

经过我们实际测试后,发现这个类别中这三款知名度最高的甘特图工具,正好可以单击照复杂度低、中、高来归类,这样的方式会更方便你理解和做出选择。

1. Toggl Plan:适合流程复杂度低、任务间没有连动关系的专案

优点:操作简单易上手、有设计感

使用限制:功能较为基本、不支持任务相依性

就“进度可视化”而言,Toggl Plan 在这次介绍的软件中拥有最简洁且具设计感的接口。它的时间轴比较宽,版面信息简洁明瞭,让用户能够一目了然查看任务进度。它提供了设置起讫日期、任务状态、指派等基本的专案管理功能,操作相当直觉。然而,由于无法设置任务相依性,因此更适合流程较简单、各任务间无需连动的专案。

在甘特图接口上,你可以自由修改时间轴的颜色、输入描述、上载附件,并在评论区更新任务的最新情形,同步分享给团队成员。此外,你还可以设置完成每项任务预计花费的时间,系统会自动帮你计算每天需要花费的时数。如果是每天重复的任务,也可以设置每天某个时间运行这项任务。

在 Toggl Plan 中,除了可以在 Projects 查看专案中的任务外,还有 My Work 和 Teams 两种模式可供切换,查看个人和团队成员的任务量。此外,Teams 里还能检视当前分配的任务占成员工作时间的比例,以及剩余的工作时数,这些数据可供专案管理员参阅,协助他们合理分派工作,确保成员的工作量不超过负荷。

Toggl Plan 的缺点在于无法设置任务间的相依性,因此在进行复杂的专案时,需要手动调整排程。例如,一个室内装修专案可能包含拆除、水电、泥作、油漆等多个步骤。如果泥作这个步骤延迟了,就会影响到接下来的油漆工作。在使用 Toggl Plan 时,就必须手动调整这两个任务的排程,并同步调整其他相关的任务檔期。和支持任务相依性的软件相比,需要手动调整较为麻烦。

如果你原本使用 Excel 管理专案,想汇入 CSV 檔来制作甘特图,Toggl Plan 无法直接对应 Excel 上人员指派的字段,需要重新设置。此外,Toggl Plan 目前仅支持 CSV 檔的引出,且中文的任务名称常会出现乱码。如果希望将甘特图引出为 PDF 或图片,Toggl Plan 无法支持。

总括来说,Toggl Plan 是一款有设计感、易上手的甘特图软件,适用于任务之间没有连动关系的专案。但如果需要处理复杂的工作流程,缺乏任务相依性可能会是问题,在这种情况下,选择其他的甘特图软件可能更适合。

2. TeamGantt:适合流程复杂度中等、有任务连动关系的专案

优点:可创建任务相依性和子任务、团队使用最划算

使用限制:必须绑定信用卡才能试用付费方案

相较于 Toggl Plan,TeamGantt 是一款更适合处理复杂工作流程的甘特图软件。当任务之间存在连动关系,例如在发布脸书帖子后才能投放帖子广告,使用 TeamGantt 可以轻松设置任务相依性。此外,TeamGantt 还可以创建多达四层的子任务,有助于体系结构复杂的工作流程。

由上图可以看出,在 TeamGantt 加入任务间的相依性线图之后,能够将复杂的工作流程可视化,清楚标记任务的先后顺序。团队成员还可以输入任务的完成比例,方便跟踪进度。系统会以颜色深浅来标记各个任务的完成比例,并自动计算整体专案的完成度。

如果只想查看自己负责的任务,可以在 My Tasks 中找到进行中和即将到期的任务,帮助你快速掌握优先级。你也可以根据需求切换不同的显示模式,包括行事历、列表或甘特图。

如果想汇入 CSV 檔来创建时间轴,需要留意字段对应,尤其是起讫时间字段。若想与他人分享甘特图,可以将其引出为 PDF 或是分享链接。需要注意的是,分享链接仅限付费方案使用,免费版无法使用此功能。

在权限管理方面,TeamGantt 将订户分为 Manager 和 Collaborator。Manager 拥有创建专案及任务、设置期限、指派任务的权限,而 Collaborator 仅能回报任务进度及发表评论,无法修改或重新指派原本设置好的任务。透过这样的权限管控,可以避免团队成员不小心修改不属于自己的专案任务。

TeamGantt 是以 Manager 的数量为基准来计费,与其他甘特图软件每位用户皆须付费的模式有所不同,每个方案都包含一位 Manager 和多位 Collaborator 的使用权限。虽然它的付费方案看似较其他软件昂贵,但若并非所有成员都需要新增和管理任务的权限,实际上选择 TeamGantt 会更划算。

TeamGantt 有个明显的使用限制,就是在试用期间若想体验付费功能,必须选择 Pro 方案并绑定信用卡,否则只能试用免费方案的功能。相对于其他的软件来说,体验付费功能的门槛较高。

如果你的专案流程较为复杂,任务间存在连动关系,而团队中仅有少数成员需要有管理任务的权限,用 TeamGantt 来管理专案会是更加方便且划算的选择。

3. GanttPRO:适合流程复杂度高、有费用管理需求的专案

优点:字段客制化弹性高、可创建任务相依性和子任务、具备计时和预算管理功能

使用限制:试用期较短且没有免费版、汇入格式较为严格

GanttPRO 是这次介绍的甘特图软件中功能最为丰富的。用户可自订甘特图旁的字段,让所需信息一目了然。此外,GanttPRO 也和 TeamGantt 一样能够设置任务间的相依性,并进一步支持无限层数的子任务。GanttPRO 还具备预算和花费的计算功能,因此特别适合流程复杂度高,有费用管理需求的专案。

在甘特图接口上,除了可以新增记录时间的字段之外,还能够新增预算和花费字段。你可以设置各种资源(人或物件)每小时的费用,系统会依照预估运行天数计算该任务的预算。当你记录任务运行的时数,系统便会自动计算实际花费,这样就可以查看是否超过预算,非常实用。

GanttPRO 还有一个仪表板页面面,可以一览任务和里程碑的完成情况,并比对预估、实际耗费时间的差异,以及是否超过预算。只要你在任务中输入实际耗费的时间、金额,系统就能协助你统计是否超时或超支。

在权限管控方面,GanttPRO 比 TeamGantt 更加精细,分为“可管理任务”、“可回报任务进度”、“只能进行评论”三个主要类别,每个类别还可以进一步分出多种细部权限。在较大规模的团队中,需要针对每位成员设置不同层级的权限时,GanttPRO 就非常适合。

GanttPRO 与常见的专案管理工具一样,支持列表或看板模式,让订户能够快速查看各个任务的完成度。此外,GanttPRO 还提供了 Workload 页面面,可以查看每位团队成员的工作量。当工作量超标时,系统会以红字标记,提醒管理员重新分配工作,有助避免工作分配不均,某些成员工作量过重的状况。

对于团队成员来说,如果只想查看自己被指派的任务,可以在 My Tasks 里查看。成员除了可以设置任务进度及记录花费的时间之外,还能够用定时器的功能,让系统自动帮你计算花费在任务上的时间。

如果想汇入 CSV 檔来生成甘特图,会发现它对于时间格式的要求相当严格,汇入时容易发生错误。若是想备份甘特图或与他人分享,GanttPRO 提供了多种汇出格式,包括 PDF、PNG、Excel。你也可以透过分享链接的方式分享甘特图给他人,并设置密码避免未经授权的人查看。

GanttPRO 最基本的付费方案是 Basic,它包含了甘特图的基本功能,例如设置任务相依性、指派等,并能够切换看板或者列表模式。如果希望能够自订字段、跟踪时间或管理预算,则需要再升级到更高的付费方案中才能使用。

GanttPRO 与其他两款甘特图软件最显着的差异是它没有免费方案,用户必须在 14 天试用期结束后选择付费方案,否则帐号将无法继续使用。这对于需要更多时间测试的人来说不太有弹性。

对于团队较大、期程长且流程复杂的专案来说,GanttPRO 支持任务相依性和无限层次的子任务的设计,可以有效应对复杂的专案流程体系结构。GanttPRO 还能帮你计算预算和花费,对于需要明确了解专案花费的团队来说,非常实用。

软件免费/付费使用分析

文中介绍的这类以“可视化操作接口”为特色的甘特图软件,通常都牵涉付费功能,不太容易完全免费使用,因此特别在这个区块来详细解说这几个工具免费/付费功能的界线,以利大家选择比较。

Toggl Plan 的免费方案可以创建无限的专案、任务和里程碑,但无法新增成员或使用任何团队功能,因此更适合自由工作者或学生用于管理个人工作或学习进度。若需新增团队成员,或是察看团队时间轴,则需升级至最基本的 Team 方案。若想要查看每个成员的工作量,则需要升级到最高的 Business 方案。

TeamGantt 的免费方案可以设置一位 Manager 和最多两位 Collaborator,并且创建一个专案及 60 个任务,对学生或是较小规模的专案来说已经很够用。虽然不能像 Toggl Plan 一样创建无限的专案和任务,但对三人以下的小团队来说,使用免费版便可体验 TeamGantt 的团队功能

而 TeamGantt 的基本付费方案是 Lite 版,具备主要的甘特图功能,包括创建时间轴、设置相依性、指派等,以及切换行事历或列表的浏览模式,可供一位 Manager 以及多至五位的 Collaborator 共同使用。如果想记录工时、查看团队成员的工作量、专案健康度、RACI 表(责任指派矩阵)等,则需要升级至 Pro 以上的方案。

如果想找免费且能团体协作的甘特图

如果真的想要完全免费使用,你可以另外参阅 Ragic。Ragic 虽然是表格接口的 No Code 云数据库,不是专门的甘特图软件,但在表单保存数据后,一键就可生成甘特图,而且免费版不限使用人数,可与团队协作,这里也列出一些特点供你参阅:

① 简单生成甘特图:表单上只要有起讫时间的字段,使用 Ragic 的报表功能,就能轻松生成甘特图

② 汇入 Excel/CSV 檔支持字段多:若想要将 Excel/CSV 檔汇入 Ragic 生成甘特图,Ragic 的汇入功能支持多种字段,让你可以直接汇入 Excel 来创建新的 Ragic 表单,数据不漏失,相较于其他甘特图软件更有弹性。

③ 汇出文件支持多种格式:如果你想要直接引出甘特图分享给他人,可以以 PDF 檔的格式汇出。如果想要汇出任务清单,也可将表单汇出为 Excel 或 CSV 檔。相较于只支持 CSV 檔汇出的 Toggl Plan,或是仅能汇出 PDF 的 TeamGantt,Ragic 提供更多弹性的汇出格式。

选择适合你的甘特图软件

看完以上介绍的 3 款甘特图软件,你是否更加知道自己适合哪一款?如果你的专案流程复杂程度低,任务间没有连动关系,那么接口简洁、具备甘特图基本功能的 Toggl Plan 就很适合。如果专案流程复杂度中等,任务间的连动关系较强,则支持任务相依性的 TeamGantt 会更符合你的需求。如果专案流程复杂度很高,任务间除了有连动关系之外,还有许多子任务和待办事项,同时要考虑专案的预算和花费,那么可以管理多层子任务,还能够计算花费的 GanttPRO 会是你的首选。

如果你是自由工作者,需要用甘特图管理个人接案进度,那么具备基本功能且提供免费方案的 Toggl Plan 都是不错的选择。如果你的团队是三人以内的小团队,想找可免费使用的甘特图软件管理团队任务进度,那么使用 TeamGantt 的免费方案就很足够。

你可以参阅以下的表格,根据自己的需求找到所需的软件。如果还是不太确定,这些软件都提供了试用期,可以在试用期内与其他团队伙伴一同测试,以找到最适合管理工作流程的甘特图软件!

软件 Toggl Plan TeamGantt GanttPRO
有中文接口?
App
指派
任务拖曳、拉长/缩短时间
任务相依性
子任务

(待办事项,

仅一层且无法显示在甘特图上)

设置里程碑
查看工作量

(付费方案)

预算、花费管理
权限管理

分为 Admin、Member、Guest Member 可再调整细部权限

详细信息

分为 Manager 和 Collaborator

详细信息

分为 Project Owner, Project Admin,Project Editor, Advanced Member, Limited Member,Commentator, Custom rights 七种

详细信息

汇出文件 CSV PDF PDF、PNG、XML、Excel
试用期长度 14 天 30 天 14 天
有免费方案?

(仅供一人使用)

(仅供一人使用)

付费版起价 8 美金/用户/月

方案页面面

Lite: 19 美金

方案页面面

Basic: 9.99 美金

5 人以上一人 7.99 美金

方案页面面

标签: 专案管理

归类: 云工作术, 云工作提案

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