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哈利波特电影音乐会幕后团队故事: 4 人团队如何高效管控一年三百多场演出细节?

作者:Lillian Huang

“所有专案信息随手可得,这让我们超有效率,可以同时管理全世界这么多场表演。如果没有这么强而有力的信息跟踪系统,我们没办法做到这些;没有 Ragic 这种(全方位)跟踪事项的能力,我们公司无法以现在这个模式运作。” -- CineConcerts

音乐演奏厅里,舞台上专业交响乐团已就位,气氛却跟传统古典音乐会很不一样:左右墙面挂着魔法学校的四色挂布,座位上有穿着长袍、拎着魔杖的开心观众,舞台后方,大规模投影屏幕正播放着电影《哈利波特》。当画面上霍格华兹新生坐着小船划向城堡,约翰威廉斯(John Williams)谱曲的经典配乐〈嘿美主题〉却不是由音响流泄而出,而是现场交响乐团直接演奏!

图片来源: Jordan August Photography

这种“看电影”和“现场音乐演出”融合为一的新型态表演模式,被称作“电影交响音乐会”,除了《哈利波特》系列,《达文西密码》、《神鬼战士》、《教父》这些配乐优美的获奖电影,其实都有全球定期巡演的专属交响音乐会,让爱好者享受现场体验的感动。而它们的“幕后推入手”,其实都是同一个:电影音乐会制作公司 CineConcerts

2013 年在美国成立的 CineConcerts ,正职员工只有四个人,却是业界领先的公司,全球几乎所有主要片商都与他们合作、经手管理 48 个国家总计超过千场演出(一年超过三百场)、今年底累计互动观众将超过 300 万人。

CineConcerts 告诉我们,他们的工作是扮演电影公司与交响音乐会主办方(场馆、指挥、乐团)之间的中介者,有点像“专案经理”,一场演出就像一次专案,从电影授权、制作演奏曲目、联系当地合作伙伴、乐团、指挥,安排时程、审核各种素材、确认售票情形 ... 每个环节都得掌握、跟踪、协助。

CineConcerts 创办人兼制作人 Justin Freer 正在讨论工作。图片来源:Christie Goodwin

CineConcerts 比许多同业更注重音乐会的质量管控,这体现在许多细节里。某些同业做这类活动,并不涉入细节、只把相关文件寄给主办方,就算是完成任务。但 CineConcerts 提供的是“办一场好表演”的服务,他们会确认审核主办方的宣传推入广方式、行销素材运用是否合宜?表演时,播放电影的屏幕和投影设备是否适宜?确保观众对音乐会有好的体验。

以 CineConcerts 精简的人力分配、庞大的演出量,如何做到这样亲力亲为的细腻管理?CineConcerts 用 Ragic 创建、专为团队设计的专案跟踪系统帮了大忙。

“采用 Ragic 让我们能确实跟踪每场表演的每个细节。所有信息随手可得,这让我们超有效率;可以同时管理全世界这么多场表演。如果没有这么强而有力的信息跟踪系统,我们没办法做到这些。”

CineConcerts 团队成员进一步说,“如果没有 Ragic 提供的这种(全方位)跟踪事项的能力,我们公司无法以现在这个方式运作。”

从 Google 电子表格升级 Ragic

CineConcerts 在 2017 年开始使用 Ragic。在那之前,团队曾用 Google 电子表格管理专案信息,Google 电子表格云共享、共编信息的特性让 CineConcerts 成员可以彼此同步最新进度,但数据累积、跟踪细节变多后,“效能”问题就让他们苦恼:工作表上千列数据(数十栏、套用条件式格式、制作下拉式清单),Google 电子表格就处理得很吃力,可能光是打开表格要查看数据,都会卡顿、崩溃,非常累赘,需要找更进阶的工具来应付 CineConcerts 复杂多样的专案细节。

团队找工具时列出的条件是:

  • 1.跟 Excel 一样操作简单、表格式接口,有各种字段型态。
  • 2.比 Google 电子表格更能处理大量数据、不卡顿,可以链接参照数据,能以简单方式创建较复杂的内部跟踪系统
  • 3.可提供方式让公司以外人员(例如合作伙伴)填数据并将数据传入这个信息系统。
  • 怎么找到 Ragic 的?CineConcerts 团队成员告诉我们,真的很简单 -- 根据上述需求, Google 搜索关键字,Ragic 就出现了。“我是希望我们有个更好的‘发现 Ragic 故事’可以讲啦。但,真的就只是简单的 Google 搜索。我找到我要的,结果一切很棒。”发现 Ragic 时,大家都很兴奋,因为“完美契合我们的需求”,于是着手采用,一切顺利。

    团队先前也接触过另一款数据库工具 Quickbase,但与 Ragic 相比,不只价格较贵、对非信息人员也不太友善。“从 Excel 转换到 Ragic,是一个很自然的心理过程。但转到 QuickBase ... 感觉只为了学会最基础的功能,就得帮整个团队上课学怎么用才行。”

    如何用 Ragic 高效管专案

    像 CineConcerts 这样手上有大量专案的娱乐体验制作公司,如何用 Ragic 达到高效率的专案跟踪管理?这里将他们的分享,分四个面向来说:(一)多面向记录专案细节(二)用在线表单等方式和外部人高效协作(三)疫情期间的快速应变(四)持续优化流程、弹性应对长期变化

    (一)多面向检视、跟踪专案细节

    CineConcert 把需要内部交流沟通的重要信息都记录在 Ragic。其中最核心的是一张主要跟踪表单,表单上以“每场演出”为单元,列出该场演出的所有基本信息:表演场地、配合的交响乐团、指挥、主办方、开演日、是否有第三方合作伙伴、与各种利害关系人不同的合作模式 ...

    其中,经常搭配的主办方、表演场地或交响乐团信息细节会另外创建成多张独立的表单,由主要的跟踪表单链接这些表单来带出信息,省去重复登打场地、主办方细节的麻烦,也便于查看。

    仅供示意,并非实际数据库画面。

    而不同阶段需要跟踪的事项,例如演出前洽谈、签约、排程,主办方的行销素材审核、现场布置,演出后跟踪销售状况、计算利润等,许多都是以多版本表单参照子表格的方式,从其他表单带入信息。

    这样,既可以在同一张主要跟踪表单上纵览全局,也可以切换到不同表单检视不同面向的细节。Ragic 数据库的搜索、筛选相关功能也提高查找时的效率,快速查找时,他们最爱上方搜索列的全文检索功能,因为快、简单;而为了让品牌经理工作时快速切换不同视角查看数据(如下个月要上演、已排上演尚未宣传的演出有哪些),表单也套用许多共通筛选

    切换共通筛选示意画面(仅供示意,并非实际数据库画面)

    他们也用 Ragic 的行事历同步,将所有演出信息同步到自己的行事历上,当他想要以日历接口检视相关信息时,就会直接在行事历软件上搜索关键字来查找。

    仅供示意,非实际操作画面

    “采用 Ragic 让我们能确实地跟踪每场表演的每个细节。所有信息随手可得,这让我们超有效率,可以同时管理全世界这么多场表演。如果没有这么强而有力的信息跟踪系统,我们没办法做到这些。”

    “如果没有 Ragic 提供的这种(全方位)跟踪事项的能力,我们公司无法以现在这个方式运作。”

    (二)和外部合作伙伴高效协作

    在线表单

    CineConcerts 用 Ragic 做了四、五个在线表单让外部合作伙伴提供数据,例如某场演出的演出日期、宣传排程等信息。这些表单都已经和前面提到的“主要跟踪表单”创建了链接关系,外部合作伙伴填写表单、上载文件后,信息就直接进入数据库,填入原本设置好的字段,补齐专案的细节。

    这些信息如果用信件往返来确认,需要一方发信、另一方回信、来回确认、确认后还要自行整理登打进跟踪系统,非常消耗时间精力;在线表单预先规定好格式,节省沟通成本也少了很多步骤。

    在线表单也让行销、现场布置素材审核更有效率,外部伙伴只要填表附上相关数据,CineConcerts 的品牌经理在申请表上注记响应即可通知对方,而透过 Ragic 的链接工具、参照子表格功能,这些申请纪录都可以轻松归檔在主要跟踪表单中。

    示意画面仅供参阅,非实际数据库

    汇出

    有时候,CineConcerts 也需要把内部统整好的信息提供给外部伙伴,这时 Ragic 便利的汇出功能能让事情很轻松。比如说,每场音乐会通常都会统整出需要发送公关票的宾客名单,这些信息平日就会存在 Ragic,有需要提供特定场次名单时,只要快速筛选、将数据汇出成 PDF,就能寄给合作伙伴了。

    外部用户 + 多版本工作表

    他们近期也尝试直接把外部合作伙伴加成 Ragic 数据库中的外部用户,然后利用“多版本工作表”的功能,制作一份简化版的演出信息跟踪表单,给外部用户查看(其他内部使用的表单则不开放权限给外部用户)。这样一来,外部伙伴和 CineConcerts 的信息完全同步、没有时间差,但同时又能精细地掌控他们哪里能看、哪里不能看,内部机密不会外泄。

    (三)疫情中如何灵活应变?

    过去两年疫情让全球大规模实体活动几乎停摆,CineConcerts 感受很深:原本一年排了百场以上的演出,2020 年 3 月,突然一切停摆。在疫情肆孽的这两年,只有疫情控制较好的亚太地区(包括台湾!)才有零星几场 CineConcerts 电影音乐会演出。

    几乎所有专案都停摆的日子,需要跟踪的事项并没有因此消失,只是“重点”变得跟以前完全不一样:过去忙着跟踪宣传素材、演出时间和票房,那两年重点则变成要追原已预订的演出“撤销”和“延期”状态:疫情进入紧张状态的地区,主办方何时会决定是否延期?确定延期的演出,要延到哪天,什么时候会决定?

    疫情前的跟踪表单,重点多半在跟踪“即将演出”与“正在演出”的音乐会,撤销和延期很少见,也不会着重于延期的后续跟踪;但疫情爆发后,这些都成了重点。还好 Ragic 非常适合弹性调整、应变,他们马上着手调整表单,新增疫情相关的跟踪笔记、时程字段,调整相关筛选条件让大家能更方便查看撤销/延期演出状态,一周内就将表单调整成为疫情应变的新系统。

    现在,疫情终于好转,全球合作伙伴摸索出更好的场馆防疫机制,各地开始恢复表演,CineConcerts 的跟踪系统也能跟着现况做出新应变。

    CineConcerts 说,CineConcerts 其实陆续推入出各种新服务,像是音乐会周边商品、数码内容服务 CineConcerts +PLUS,以及未来针对 VR 和 Web3 等新兴领域的计画。每个新的模式,对应的可能是新的信息管理需求、新的表单,Ragic 的高弹性可以跟上这些变化,以音乐会周边商品为例,不用急着找新系统,可以直接在熟悉的 Ragic 接口创建商品品项管理、库存管理表单。

    (四)随时调整,优化工作流程

    对 CineConcerts 来说,他们的工作流程都已经“模块化”(templatized),也就是所有基本的流程都有模板可循,公司内部站点列出所有表单,点链接就能看到所有相关信息,容易操作。当日常的“信息同步”只要透过表单进行,不用占用打电话、写信或开会的时间精力时,才有时间聚焦在真正需要面对面讨论、重要的事情上。

    他们很喜欢 Ragic 可以快速操控、调整设计的特性,因为即使没有外在环境(如疫情)的变化,大家平常用表单一起工作时,也总是会想到:如果跟踪系统做某些调整,会不会更好用、让整体流程更顺畅?

    “品牌经理们常来问我:可以新增这个字段吗?这里可以增加一个勾选字段吗?几乎每周我都在做点微调、或是加一些新机制进来。”一位团队成员说:“花不少时间啦,但很好玩!”

    归类: 案例故事, 服务业

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