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一个礼拜设计出的“超简单”系统,用了 8 年还是很满意:这家翻译公司怎么做到的?

作者:Lillian Huang

很多公司一旦开始创建表单管理工作流程,表单数量就会随时间膨胀、越长越多。franklyfluent 却是我们遇过最“节制”的客户(之一):创立之初就采用 Ragic ,只用五张表单,就建构出涵盖 CRM、专案管理、人才数据库用途的信息系统,然后 ... 一用就是 8 年,8 年来都觉得“很够用”。以下就是 franklyfluent 的故事。

位于英国伦敦的 franklyfluent 虽然提供翻译服务,但并不是大家想像中“典型”的传统翻译公司。franklyfluent 主打的不是逐字逐句的基本字翻译,而是提供给广告公司和企业品牌的“创译”( transcreation)服务。“创译”指的是“以本地语言,重新创作与原文具有相同目标和情绪效果内容”的翻译方式。由于广告文案经常创意奔放、带有很浓的文化背景,“原文照翻”不见得能传达神髓,此时就需要强调“创译”。

举例来说,De Beers 知名的广告词 "A diamond is forever",中文官方翻译是“钻石恒久远,一颗永留传”,不只表达原字面上的“钻石恒久”,更另外创造出“一颗永流传”这个原文没有的句子,让华语文化圈读者更有感,这样的翻译,等于是在设置范围内,需要一定程度的“重新发想”。

因此,好的“创译”不只要有翻译能力,也需要文案创作能力。franklyfluent 共同创办人 Jordan Woolley 说,与其把他们当翻译公司,他们其实更定位自己为“经手处理多种语言的文案公司”。

Jordan 和另一位 franklyfluent 创办人 Catherine 都是语言科系毕业、广告公司工作经历,没有待过传统翻译公司,也无意用传统翻译社的方式工作。他们的方式更贴近文案公司:从全球各地招募各种语系、质量优秀的外包译者之外,也寻觅编辑和文案写手,从广告公司和各大知名品牌手上接下将行销文案/素材转换成多国语言的专案需求后,就依性质统合不同特长的外包接案者,灵活组成专案团队,由团队对客户提案、再制成各国版本的文案/素材。

Second pic

图:取自 franklyfluent 官网,不同语言版本的文案

这样的运作模式,使 franklyfluent 的工作流程,特别着重于两点。第一是人才库的创建与维护。翻译与文案服务要做得好,核心元素是优秀且适配于专案的翻译/内容人才, franklyfluent 不只投入大量心力在全球范围招募、选择人才,也会注记人才擅长的风格,希望每次组建专案任务时,都能快速找出合适组合。

第二是专案管理。由于 franklyfluent 比传统翻译公司更深入参与文案创意流程,从“接案”到“成品产出”之间,不只是收到原文、产出译文两步骤而已,有许多细部的流程管理需求,专案统筹者需要能从专案视角,快速检视某专案的组成(有哪些语系团队成员、需求重点、目前阶段与进度 ...)。

为了有效管理这样的流程, franklyfluent 在 2014 年公司成立之初,就积极查找有效的流程管理工具,加锁要找可以客制化、满足公司流程的系统,但希望不要太庞大、流于过度复杂。

时隔八年,Jordan 虽然不太记得当初在网络上找到 Ragic 的详情,但记得公司才“几个月大”时,就决定用 Ragic 了。他也记得当初在网上学习 Ragic、建置系统雏形的速度非常快:“我们几天内就创建好了表单的基本雏型,好像只过个周末就做好了。”

他们选择采用Ragic 付费方案里最入门的“简易版”:每个月每位用户美金 5 元,有 5 张客制化表单额度的方案。选择这个版本,除了能为公司节省预算,也因为他们评估试用后,确认这精简的 5 张表单,确实就能满足他们的主要需求。

八年后的今天,尽管业务持续成长、数据不断累积,franklyfluent 表单体系结构没有大变化。Jordan 说,“我们时不时会去小调整一下,但我们最初建置的那五张表单体系结构,还是可以运作得很顺畅。”很多公司的信息系统都会随着时间推入移、业务成长,发展得过度复杂,但 franklyfluent 八年来业务推入展顺利(搜索发动机龙头 Google、全录 Xerox 等知名公司,现在都是他们的长期客户),系统却仍能维持小而精简的样貌,且一直用得满意。

First pic

以下我们就从三个面向:“外包人才管理”、“专案管理”和“五张表单的精简哲学”,说明 franklyfluent 的使用心法。

创建人才库,精准配对人才与任务

franklyfluent 提供不同语种的翻译服务。举例来说,国际品牌客户需要把英文原文译成中文、法文、德文、意大利文、日文五国语言版本的文案,franklyfluent 就能分别从 5 个语种的合作译者、编辑中,迅速找到适合该案风格的人才,组成 5 个团队来完成任务。

franklyfluent 建构的全球人才库,是每次专案组建团队的基础。“我们只跟最好的译者合作,”Jordan 说。他们会在全世界范围查找大量人才,走非常严谨的选择流程,评估面向不只是否精熟语言,也包括文化层面的理解、擅长哪些形式与风格。实际接案时,找出最适合专案语种、风格的译者、挑选哪些其他类型成员来强化团队,这样多层次考量的“配对媒合”,也是工作里很重要的面向。

要能做好这样的人才管理/媒合工作,团队本身的专业能力是核心关键,而用 Ragic 建置的人才库,则在工作“非创意”的面向扮演省时省力的重要帮手:在 franklyfluent 多年累积极大量的人才信息时,确保他们对每位人才的相关纪录精确详尽;在团队需要迅速掌握信息时,能快速筛选出来。

“如果我们拿到一份新的文案任务,需要用到之前比较少运行的语种,我们第一件事,就是去 Ragic 数据库,”Jordan 说。 Ragic 数据库协助 franklyfluent 缩窄范围,提升 franklyfluent“人才管理”过程的效率,让团队有更多时间发挥创意。

各种视角,纵览专案全局

当客户提出专案需求, franklyfluent 专案经理会到 Ragic 创建相关专案纪录以利跟踪。一旦专案确认下来,就可以开始指派每个语种的译者和编辑,并在 Ragic 跟踪相关工作状况。

专案经理通常很需要一个接口,可以用个别专案的视角,纵览专案全貌:除了看得到专案本身的基本信息、也要能清楚看到(可能包含多组团队的)参与成员细项信息、工作清单和专案目前状态。

Ragic 不仅可以做到这点,也可以进一步让专案信息更立体化地参照其他信息、节省重复登打信息的时间。这些专案表单上的部分信息(例如人才管理、帐款处理),都能用 Ragic 的链接工具,和其他专门处理相关流程的表单链接比对。

比方说,当专案经理看到表单上注记“创意负责人 Keiko 要负责这家旅馆行销专案的日文版”时,若想查看 Keiko 的详细信息、过往合作纪录,他只要把鼠标光标放在 Keiko 的名字上,就可以看到另一张表单上 Keiko 的完整信息。同时,Ragic 也可以做到当你在单一专案上记录合作对象时,自动在另一张表单上生成采购纪录,省去重复建檔帐务状态信息的时间。

少即是多:五张表单就够用的精简哲学

五张表单到底够不够?每间公司状况不同,答案也不同,但对 franklyfluent 来说,这是他们衡量成本效益之后做的选择。团队在初期、还没创建 Ragic 表单前,就仔细思考过他们最核心需要的东西是什么,所创建的五张表单,都围绕在这个核心需求,非核心、“有了可能不错”的需求,就会谨慎评估,这不只因为预算限制,也因为太过庞杂的表单,确实不见得更好用。

Jordan 说,他们也曾思考是否该新增表单,让工作流程更加“自动化”,例如:franklyfluent 站点开放译者填表申请加入合作行列,译者填的并不是 Ragic 表单,洽谈后的译者数据需要手动建檔进 Ragic。假如升级方案、改让译者填写 Ragic 表单(我们的备注:类似需求通常会以内嵌表单搭配多版本工作表来做),就能再少一点人工操作。但评估之后,他们认为这样的“自动化”现阶段没有那么大必要,因为通常过程中本就需要人工审核,搭配适当的手动填写操作,没有太大妨碍。

“Ragic 简易版的五张表单限制逼出我们的‘创意’。如果没这个限制,我们或许会建更多表单,但我们其实真的不需要那么多。”

有趣的是,尽管基本的表单体系结构多年来变化不大,Ragic“可弹性调整设计、随时依照最新情况客制化”的特性,仍然让 franklyfluent 受惠不少,他们会以“维持五张表单体系结构”的前提,针对工作流程可改进的面向做思考、做些小小的调整(我们的备注:很多时候新增子表格、新增筛选条件就很有帮助)

“我们把 Ragic 做成自己想要的样子。如果有什么拖到我们的工作步调,我们就改。当你可以自己修改一切,就可以不用受限于外面那些复杂麻烦的系统。”Jordan 说。

归类: 案例故事, 服务业

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