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R&R Industries 放弃不合身的 Salesforce,用 Ragic 告别工程延宕

作者:Fabio Kuo

R&R Industries 是美国佛州的一家老牌屋顶建筑公司,负责大规模商业建筑屋顶建造和修缮,需要一套符合产业需求的系统来管理客户数据、跟踪工程及修缮进度,但市面上却找不到完全适合这类产业的系统。

他们曾投入超过美金 20 万元买了 Salesforce 的方案,但花了大钱,却发现即使这样的知名软件也不合用、要另外自行修改到合身更困难。

直到 R&R Industries 发现 Ragic 这样的新一代数据库工具,用 Ragic 快速创建数据库雏形后,他们确定这是公司真正需要的信息系统,不惜放弃 Salesforce 尚未到期的合约,直接切换到 Ragic。采用 Ragic 后,果然成功提高管理效率,从此再也没发生过任何非外部因素的工程延宕。

R&R Industries 先前面临怎样的困境?

1. 传统数据库缺乏弹性,调整不易

不论是 Salesforce 这样的程序包,或传统 IT 人员自行写程序开发的数据库,有需要时,要调整表单或系统逻辑都非常困难。不但需要为了一个小调整额外花时间和 IT 人员反覆讨论细节,也可能需要另外付费。一项系统细节调整完成后,因公司商业 模式再度变动,又要再进行另一个调整,成本又因此再度增加。

2. 数据散落在各平台,难以集成

像 R&R Industries 这样的工程专案公司,不同客户常有不同的庞杂专案细节需要随时跟踪进度、记录状况,客户信息、帐务纪录也是重要的公司数据。

找到最适合的数据库方案之前,R&R Industries 没有一套完整的系统,这些不同类型的数据只能分别散落在 Salesforce、Excel、甚至打印件的笔记本或是便利贴上。这些信息难以直接串接、集成,只能透过人工拷贝贴上或是打字输入来统整,但这样的步骤出错率极高而且没有效率,有时花了好几天搬迁数据后,发现有错,又得全部从头来过。

用 Ragic 量身打造自己的数据库

尝试过一堆不合身的软件后,2018 年,R&R Industries 负责相关事宜的 Chris Heaven, Dave Howard 和 Angie Masini 找到了 Ragic,类似电子表格的接口非常好上手,他们先是用 Ragic 做些专案摘要纪录,接着发现 Ragic 的各种链接工具能让他们把单点纪录轻松转化成立体且彼此相关的信息系统。

单点连成线

举例来说,原本每次都是手动登录每项专案的摘要内容,承接同一个客户不同专案时,就得重复 key 客户数据,繁琐又容易出错。现在用 Ragic 将客户信息额外创建成一张“客户”表单,用链接与加载功能让专案纪录直接从客户表单点选带出数据,这样不仅登录数据方便得多、分头查看、维护也更有效率。

用 Ragic 跟踪管理专案的各面向之后,他们感觉到 Ragic 的高弹性、友善接口和丰富功能非常适合帮自己打造产业专属的功能,逐渐把客户关系管理、财务会计、人资、销售等管理需求也都放在 Ragic 上。即使原本费用不低的 Salesforce 合约还在进行,他们仍然果断放弃了 Salesforce,转而投向 Ragic。

弹性符合所需

R&R Industries 认为,Ragic 的一大优点,就是不论是表单字段、权限管理、公式规则、表单链接、自动化流程、甚至将数据内嵌到公司的官网或是和其他软件串接,都可以灵活客制化。而当需要更改数据库的设计时,只需要点击进入表单的“设计模式”就能马上调整,也不需要额外的费用。

此外,Ragic 的接口及设计逻辑反常直截了当,只要知道如何操作 Excel 表单就有办法在几个礼拜内自己创建一个完整的数据。省去了和 IT 人员沟通的时间以及额外的客制化设计费用,一切数据管理由自己完全掌握。

自动化流程:加速效率、工程不延宕

Ragic 数据库内的系统管理员可以自行透过动作单击钮来创建表单流程,并由系统的自动化流程来处理数据,减少人为疏失的可能。

Ragic 的系统通知功能也提升了 R&R Industries 的专案沟通效率。过去由于工程专案在外进行,不同人员分散各地,得靠打电话、便利贴、信件来更新进度,不够实时也容易遗漏。现在由 Ragic 表单来集成信息、相关变动系统自动通知,既实时、也不再散乱,是 Chris 眼中团队进度推入动的一大功臣。

藉着这些功能,R&R Industries 得以轻松跟踪建案进度、有效管控流程,工程专案管理上最担心的“工程延宕” 也大幅减少。现在,除了天气因素造成的工程延期外,R&R Industries 手上再也没有延迟的专案。

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归类: 案例故事, 工程地产

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