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自动汇整多阶段问卷、送签核、跟踪提醒 -- SurveyCake 串接 Ragic 五大应用情境介绍

作者:Lillian Huang

Ragic 是一个让企业依据自家流程,弹性创建客制化系统(数据库)的工具。除了数据库本身建置上的自由度,在外部集成上,我们也提供各式各样不同的外部系统串接方式,让你从中弹性选择最适合自己的方法。

现在 Ragic 对外串接的方式又多了一种:我们和云问卷服务 SurveyCake 合作,开发了 SurveyCake x Ragic 直接串接的新功能。

只要跟着我们的四步骤教学简单做设置,不用自己写程序、不用透过第三方工具,就可以让 SurveyCake 问卷结果直接传到指定的 Ragic 表单,问卷汇整与后续应用更便利。

SurveyCake 问卷直接串接 Ragic,有什么好处呢?主要是可以让你把问卷搜集而来的信息,自动汇整、与企业内既有信息集成、无缝启动后续流程,如内部送签审核、指派专案工作、发送行销信息等,省去手动统整汇入的麻烦。

以下我们就直接举出五大应用情境(行销、市调、客服、人资、行政),用实例说明这些好处。也欢迎你用自己的方式开发出更多用法!

注1:此功能开放 Ragic 所有订户使用,不过 SurveyCake 是专业版、企业版订户才能使用此功能,请注意。如果你还不认识 Ragic ,欢迎来这里看我们的自我介绍

注2:感谢 SurveyCake 提供本文图片素材。如果你不想自己处理,希望由专人协助串接,可直接接洽 SurveyCake 企业版服务,点此参阅相关说明

1. 行销:报名信息管理更轻松 & 自订客制化提醒信

举办需要事前报名的活动时,可能需要注意是否有人重复报名或不符资格、可能得一一联络报名者、注记联络状态,活动结束后名单可能得归檔到“会员”或“潜在客户”数据库...这些流程如果得手动整理数据来进行,就颇为繁琐。

如果你用 SurveyCake 做在线报名表,设置串接到 Ragic 表单,这些联系、状态管理、建檔流程就有办法统一在单张表单运行,数据较不会散落混乱、也能简化步骤。

举例来说假设每次活动的报名人都要统一进到 Ragic 的“潜在客户”表单里管理,可设置将报名表单中的“姓名”、“Email”、“电话”等填答写入 Ragic 表中:

就可以透过潜在客户表单,统一管理。在潜在客户表单上创建一些扩展管理用的字段,例如“状态管理”选项字段,就可以注记状态(活动报名状态或后续跟踪状态)、让团队成员统一确认,避免重复联系或遗漏联系;也能利用指派功能指派负责人。

Ragic 的“提醒”功能也是后续自动化跟踪的利器,只要额外创建一个日期字段(可用 Ragic 默认值功能带入创建日期),就可以自订几天后自动发出通知信提醒参与者活动信息、或提供潜在客户新信息,信件内容可自订。

小技巧:这里用比较简单的“潜在订户”单张表单做演示(可在应用商店 > 行销类范本模块安装此张表单)。如果你常办活动,希望将活动报名信息与活动场次、场地、收支等信息统合管理,也可以参阅我们行销范本模块中的活动管理模块,设置串接其中的“活动报名表”,就能更立体地管理与查看活动各面向信息。

用此方法的话,最好将每次报名的是什么活动也写过来,可以每次先在 Ragic 活动信息表单建檔后,在 SurveyCake 的报名问卷上新增隐藏题目“活动 ID”,就可以用 SurveyCake 的默认值功能发送带有该次活动 ID 的问卷,这样 Ragic 表单上能带出/链接已建檔的活动完整信息、区分出不同次活动,方便筛选查看/管理。

2. 市调:多阶段/多通路问卷自动汇整

市场调查问卷有时会分阶段进行,例如参与试用时做第一阶段顾客喜好度/基本信息调查、试用中期做第二阶段关怀问卷、试用完毕做跟踪与满意度调查,此时如果能自动汇整个别顾客不同阶段的回答,对综观全局很有帮助。

不同通路的市场调查也是如此,假设同一位消费者在不同分店、实体与网购通路均有消费且填写问卷,如果能自动汇整个别顾客不同通路的信息,也能更精准判读。

当 SurveyCake 串接 Ragic 时,我们可以一样透过 SurveyCake 的“默认值”功能,事先带入会员 ID 或其他识别 ID (如试用序号),并利用 Ragic 的多版本表单功能,达到“多份问卷结果汇整显示在同一张表单”的结果,减少手动汇整的麻烦。

此部分的完整教学演示可参阅这里

3. 行政:内部请款自动送签、归檔

如果有些公司内部的行政流程是使用 SurveyCake 递交信息,例如请款、办公用品申请的话,串接 Ragic 可以有效留保存案纪录,也能结合一些实用的行政功能,例如电子签核。

以公司内部费用请款为例,通常会需要经过主管或财务审核,此时就可以在 Ragic 创建一张对应于 SurveyCake 问卷的费用报支单,把数据写入:

Ragic 的每一张表单都可以自由设置弹性的签核流程,可设多层次签核、也可以设置条件(单笔费用高于 N 元则签到更高层主管)。

设置签核时只要设置“新建数据后自动开始签核”,问卷送出后就会在 Ragic 启动送签,签核主管会收到自动通知、也可透过 Email 签核;也可以设置“手写签名”让主管签字。(有需要的话,可参阅这里的详细教学与注意事项

4. 人资:履历管理到招募流程一条龙进行

企业如果没有一个统一平台管理内部招募流程,履历管理、标号招募进度、联系面谈等信息往往各处,确认进度、团队成员同步信息就变得耗力、缺乏效率。

如果你使用 SurveyCake 制作应征申请表单,可以串接 Ragic 串接将履历带入 Ragic 数据库,碎裂的流程就可以集成起来。

你可以直接设计符合自家流程的招募管理表单,也可以直接修改套用 Ragic 的人资招募管理模块,将应征申请串接 Ragic 应征者履历表表单:

应征数据建檔后,可以利用范本模块已经设计好的自动化流程,在应征者符合面试/录取资格时,一键寄出邀约信;正式录取后,也能一键将应征者数据抛转到正式员工的人事数据表中,省去重复登录数据的麻烦。

如有需要,建檔后的员工考核流程也能透过 Ragic 一并完成。

5. 客服:轻松集成客服联系信息 & 同步指派转工单

很多企业会让订户以“填表”方式递送客服需求,让客服问题一开始就能初步归类,也较容易汇整。将 SurveyCake 客服询问表单串接进 Ragic,可以进一步提升后续管理效率。

在 Ragic 表单设置指派、状态、优先度等字段,让每一份客服需求都能快速转为指派工单,提高管理效率,相关状态也能一目瞭然:

这样的表单很适合依据“是否需要处理?”的状态字段,设置共通筛选来快速查看还有多少需要处理的客服询问。更方便的方式是设置“是否需要处理?”答案为“Y”(或“是”)的默认筛选,这样每次查看表单时,画面都只会显示待处理的客服需求,处理完的就在画面上清空,让进度管理更加可视化。

客服需求表上如果有请客户留下 Email 联系方式,其实可以利用 Ragic 用 Email 寄出这笔数据 的功能,收件人选择该 Email 字段,直接在 Ragic 回信给客户。

如果你们同时会处理寄到客服邮箱的各式询问,更可以用 Ragic 的客服邮件管理模块来集成各方信息。

客服邮件管理模块的设计可以让寄给特定邮箱的信,自动转成 Ragic 客服表单的一笔数据,且客服可以直接在表单右下角的邮件纪录中回信。

你可以将客服邮件管理模块的表单跟 SurveyCake 这边另一个管道的客服问卷串接,如此一来既能满足不同客户不同客服管道(问卷/信件往返)的需求,也能在后台自动化汇整结果、统一指派。

标签: 客服, 集成外部应用, 人资, 行政

归类: 关于 Ragic, 公告

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