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把“在线签核信息”变成表单上可排版的字段,电子/打印件需求都兼顾

作者:Lillian Huang

“传统打印件签核”和“在线电子签核”,你喜欢哪一种?

对多数(会看到这篇文章的)人来说,答案明显到不太需要解释,毕竟电子化签核流程的好处实在太多了,除了省纸、方便,更重要的是提高行政效率,减少中途卡关、不知送去哪的问题,后续也能有效跟踪。

打印件签核在线电子签核
存放携带不易、出勤在外难处理、拖慢流程不占空间、任何时间站点皆可处理
人工传递速度慢、易出错电子传递瞬间完成、计算机运行规则再复杂也不出错
签核进度不透明、不易跟踪签呈进度一目瞭然、相关人员皆可掌握
团队协调效率低,代签卡关、会办稽催耗时系统自动转传代理人、并行会办、责任归属清楚
签核纪录不易整理、搜索所有纪录自动保存、可轻松筛选搜索

不过,回到现实面,有些公司至今固守不太便利的打印件签核流程,只因为年资最深、地位最高的大老板不习惯亲自用计算机 / 手机处理公事,内部签呈的最后一关仍然需要打印输出来给老板签名用印,老板也仍然需要看到打印件签呈上每一层次负责人的签名、留言。

或者,因为某些原因公司的电子签核信息无法都开放在在线给相关人员查看,仍然需要打印输出打印件留存、转知。

如果希望采用“电子与打印件混合”的模式,例如中阶主管这一段采用电子签核流程,需要大老板签名的这一段,才把包含签核信息的公文打印输出来,或是全采电子签核,但打印输出打印件备查,可能会遇到的考验是:电子签核软件不一定会以打印件逻辑排版、呈现每个关卡负责人的“签名”画面,无法从软件中直接抽取、打印出类似原本传统文档大家都有签名的排版画面,那就未必能被接受。

但...电子签核这么方便,如果只因为这样,就无法导入电子签核流程,无法享受信息系统效益,不是很可惜吗?还好,像 Ragic 这样既支持电子签核流程,又能让你根据打印件惯用的排版模式把表单打印输出来的工具,可以让你尽量无缝串接电子、打印件两种流程。

怎么让 Ragic 表单印成打印件的时候,也能自动完整呈现电子签核流程信息,甚至用更接近传统“打印件排版”的样子呈现呢?

这边提供你两大类方法,第一大类“简单、无需设置”,但无法自己调整排版,如果系统自动带出的排版符合你需求,且打印件签核信息只供存参,不需要进一步进行打印件签核流程,可以选这种省事轻松的懒人法;第二种则是“需要学习设置、但排版弹性高”,适用于公司规矩多、签核排版讲究多的公司,虽然要设置,但可做更多客制化调整。以下就逐一说明:

第一种方式:用“友善打印”或“下载成 PDF ”让系统自动带出签核信息

在 Ragic,当你在表单上设计了签核流程时,要将表单信息引出、打印出来时,系统其实有默认的方式,可以将当下的签核信息直接显示在打印出来的打印件表单上。

举个例子:下图是一张简单的“费用报支单”,表单上有设计简单的一阶签核流程,让大家把自己填写的报支信息送签给会计。(此张范本表单可直接在 Ragic 应用商店的“行政”归类中免费安装)

右下角的“签核信息”,在网页面上看,会是一个可以点一下打开、再点一下缩起来的窗口,这些信息不会直接出现在表单上(这样才不会干扰你看表单的动线)。

不过,当你需要把这张表单直接打印成打印件时,如果你是直接在工具条表点友善打印打开预览画面印数据,或是你将数据汇出成 PDF 檔时,有勾选“附带签核信息”,引出的文件下方就会有排版好的签核信息(如果有在签核流程的进阶设置中,设置让用户“手写签名”以表示同意的话,画面上还会出现用户的手写签名。)

如果这样的排版格式对你来说已经够用,那么用这个方式打印输出打印件表单是最省事的了。

(反过来说,如果不希望签核信息被打印输出来的话,在友善打印产出的预览画面上,你可以把鼠标滑过签核信息区块,会出现一个“x”图符让你点下去删掉签核信息区块;而在下载成 PDF 的状况下,不勾选“附带签核信息”就可以引出不包含签核信息的文件了)

第二种方式:Ragic 新功能“签核公式”,把想呈现的签核信息拉成表单字段

如果你希望签核人、理由、日期、签核信息可以用你偏好的方式自由排版、显示在 Ragic 表单上,甚至你希望打印件打印输出来给老板手写签核的字段,在排版上要跟走电子签核流程出来的信息类似,你可以利用 Ragic 新支持的“签核相关公式”,多做一些设置。

只要设计好你想要的字段位置,把对应的签核信息(例如特定某一阶的签核人签名)以套公式的方式放上去,就可以达到 100% 的自由排版了。

我们以另外一张“费用申请单”表单为例来说明。下图是一个包含四个层次签核流程的费用报支单,在浏览器上点开签核信息窗口看到的内容会像这样,签核信息依序由第一阶往下排。

假设直接选择系统内置的的友善打印 / 下载成 PDF 附带签核信息的排版方式,会长这样:

我们用红框附注了一下系统中的电子签核层次,第一关(部门经理)在最上排、接着是第二关(财务部)、第三关(总经理)。

假设你不希望签核的关卡这样排,你希望层级高的要排上面、要从董事长打印件签核的空位开始、总经理、接着财务和部门主管要放在下一排...就可以改用“签核公式把信息放在字段上”的方法,掌控排版,例如做成下图这样。

这个排版套用的签核公式大致上是这样的:

简单来说,想让字段上显示特定某层次签核人的签名,假设是第一阶,就把字段设计成图片上载字段,公式套用 APPROVAL.STEP(1).SIG() ;第二阶就用 APPROVAL.STEP(2).SIG() 。要显示“第一阶签核日期”的话,就在日期字段上套用 APPROVAL.STEP(1).ACTIONDATE();显示“第一阶签核人响应”,就套用APPROVAL.STEP(1).COMMENT()。

-- 乍看之下有点复杂,但如果你流程固定,其实往往就是这几个公式套来套去而已,这边列出给你,看久就熟了。

至于董事长手写签名的字段,如果董事长可以接受由秘书递平板在平板计算机上签名,可以设成签名字段;如果要是纯打印件,那可以是图片或自由输入字段。

签核公式虽然有一点学习门槛,但有很多灵活运用的方法,例如想在描述字段放特定签名图片,或想显示层次数、该层次签核状态,公式都可以做到,可以参照支持公式区块的详细说明。

签核流程涉及会签(一阶多人)、择办、条件(符合特定条件才签某一关)等进阶流程时

一样可以活用公式来达成排版目的,很多时候可以利用 IF 公式。举例来说,假设你的签核流程设置了择办人数(同阶签核人两位、其中一位核准即可过关),由于只要一位核准就能过关,你只希望在表单上留一个字段纪录该关卡放行人的签名。

此时你可以考虑先设置两个隐藏字段,各自指定抓其中一位择办对象的签名图(公式最后的括号中加入 email 即可指定一阶多人时抓谁的图),然后利用 ISBLANK() 公式检查空值,用 IF 公式把不是空值的字段值塞进“纪录该关卡放行人签名”的字段即可。

针对“签核条件”(符合特定条件才签某一关),目前需要注意的是,公式所抓的“签核层次”是会随着该笔数据的条件而动态改变的。例如设计模式下设置四个关卡,第二关财务部关卡有设规则:1000 元以上才给财务部签,那么当送签数据金额超过 1000 元时,第二阶签名图样公式 APPROVAL.STEP(2).SIG() 抓的就是财务部的签名;但当送签数据金额不足 1000 元、跳过财务部时,原本的第二关变第三关,第二阶签名图样公式 APPROVAL.STEP(2).SIG() 抓的就变成是原本第三关的签名。

因此目前如果有设这样的签核条件,但表单字段上希望“部门经理”“财务部”“总经理”等签名位置固定,建议先设几个隐藏字段套公式抓出第一阶、第二阶、第三阶、第四阶的签名图样,然后在真正需要显示图符的“部门经理”“财务部”“总经理”字段,用跟签核条件一样的逻辑套用 IF 公式,例如,假设“金额”字段为 A5,抓第一阶、第二阶、第三阶、第四阶签名图样的隐藏字段是 A21、A22、A23、A24,那财务部字段就是套用 IF(A5>1000,A22,''),下一关总经理字段就是套用 IF(A5>1000,A23,A22) ,以此类推入。

我们目前有规划针对这部分再做一些新的调整设计,让动态情境下的公式套用更简便,未来调整上线后会修改这里的信息。

扩展阅读(一):“签核信息拉成表单字段”的另一层运用:快速筛选进度、卡关太久提醒

利用新支持的公式把签核信息自由地放在你想要的表单字段上,好处当然不只有“符合打印件排版”。Ragic 比较重度的用户应该马上就会想到:当原本某些只能用眼睛看的信息,现在可以透过公式,轻松变成一个“字段值”,就可以利用我们原有的筛选、公式运算、提醒条件式格式等功能,让系统自动跟催、提示状态,省去反覆检视的功夫!

Ragic 的列表页面字段上其实本来就有自动拉入“签核状态”、“下一位签核人”等信息的功能,对于在列表页面上一目瞭然查询进度很有用。有了新公式支持之后,你有比较特定的需求,例如另外要抓“上一位签核人”、“上一次签核时间”,也都可以套用公式来做到了,有需要时就可以另外套用筛选来看进度。关于“签核状态”的意义以及转换成中文的方法,可以参阅这里

而如果你有用公式抓了“上一关时间”APPROVAL.STEP(-1).ACTIONDATE(),下一关理论上不该卡关超过七天的话,你也可以另外创建字段套公式,让“今天”跟“上一关时间”相差超过七天时,寄信提醒“下一位签核人”(类似逻辑的教学请参阅这篇提醒的进阶实战应用;另外请注意与“今天”相关的公式需搭配每日公式重算

扩展阅读(二):其他相关功能

关于“把签核信息放在表单 / 打印的打印件上”,除了主文讲到“系统自动带出”、“签核公式”两种方法,如果你的表单是以归并打印的方式打印输出的话,你也可以在归并打印文件中做参数设置,用这种方式放入签核信息。这种方式的排版自由度比“系统自动带出”高、但仍然不如“签核公式”(有多层次时,不同层次不能任意指定位置),算是折衷两者的方法,因此没有特别在主文中说明。

另外,如果你最主要的需求只是在表单上显示一个签名图样,而不一定要是严谨的签核流程,或如本文的范例,高阶主管不习惯电子签核流程的话,这部分可以参阅 Ragic 签名字段的功能,Ragic 有些订户会用来制作类似“订户同意书”的表单,让客户在现场用平板签名,很方便。(视频演示请见这里

如果你有打印件公文归檔管理的需求,可以参阅 Ragic 的文档管理模块,将文档扫描后以表单的方式系统化留檔管理。有需要的话,还可以到文件管理区块以文件夹的形式检视文件。

标签: 文档管理, 签核

归类: 关于 Ragic, Ragic教学

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