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免费虾皮对帐工具:手续费、入帐金额正确吗?报表跟踪产品热卖度、顾客消费习惯

作者:Kayline Liu, Maurice Lee

(编单击:本文及电商对帐单范本的更新时间是 2024 年 1 月,如果日后虾皮改变成交手续费率和规则,可以参阅“范本调整方法”来进行调整。如果想参阅旧版文章,可见此链接。)

与“现场银货两讫”的实体店相比,电商出货后无法立即收到款项,使得卖家们比实体店更需要核对订单与实际收款情况是否相符,多了一层“对帐”流程。

然而,对电商卖家来说,“对帐”是件极为繁琐的苦差事,因为并不是所有商品“出货”到“收款”的时间间隔都相同,不同商品类型、不同货况、不同的物流管道、不同的买家付款时间,都会影响收款入帐时间。

而对小规模的电商卖家来说,“对帐”又是工作流程里最容易让人低估的一件事:跟行销宣传、订单整理、包货、寄货这些“不做就收不到钱”的核心工作相比,对帐好像最不痛不痒,总让人想忽略它;但,有经验的人就知道,错帐、对不到帐,甚至逾期未入帐有多困扰。

如果您也有以上这些问题,可以尝试以系统自动对帐替换人工对帐。以虾皮卖家为例,常见的人工对帐方式是将虾皮后台“我的销售”、“我的进帐”两个区块的信息分别汇出成两张 EXCEL 工作表后,用肉眼逐笔比对同一笔订单编号(交易明细)中“我的销售”与“我的进帐”金额是否相符、确认有没有该入帐但没入帐的订单,过程不仅繁琐、容易眼花出错,还非常花时间。

但若使用像 Ragic云数据库 这样的工具,只需要运用“汇入更新纪录”的小技巧,让系统依照两张表单共有的“交易明细”这个独特值,自动比对哪一个钱包入帐的金额属于哪一张订单,并显示是否有应入帐未入帐或金额错误的订单,就可以省去许多手动比对的功夫,省时省力。

Ragic 是一个接口跟 EXCEL、Google Sheet 很像,但功能更强大的数据管理工具,不用写任何程序,你就可以依照自身需求量身打造订单管理、对帐系统等工具。

为了演示怎么用 Ragic 省力地完成对帐需求,我们根据虾皮购物优选卖家的对帐需求,设计了一个对帐用的 Ragic 快速范本,只要套用这个范本,将虾皮订单和进帐报表两份 EXCEL 表单依照设计好的规则汇入,系统就会自动对帐。

以下,我们会分三个部分介绍与说明这个快速范本。

第一部分:我们会先展示这个范本的功能,也就是它包含了哪些“金额比对”的效果,主要有:标号有问题的订单、找出订单错误、入帐延迟或入帐金额错误。

第二部分:说明使用范本的方式(怎么安装 Ragic 快速范本、汇入数据来比对、有需要的话可以运用 Ragic 其他功能有效运用订单信息)。

第三部分:如果你是其他电商平台的厂商,也有类似的对帐需求,但逻辑跟这个快速范本不同,你其实完全可以根据自家流程和签约规定,修改范本来符合你的需求,或用类似的逻辑设计出你自己版本的对帐单。

一、范本功能:快速比对金额

列表页面一览:标号有问题的订单

在 Ragic 中主要有两种表单页面面,分别为表单页面和列表页面,列表页面可以让我们一眼看到所有订单,而表单页面则是用来纪录每张订单的细节。

电商对帐

套用范本并汇入数据后,列表页面中会包含所有订单的状态,包含“是否已入帐”和“入帐金额是否正确”,有问题的订单能够以颜色做标号,例如“应入帐未入帐”的订单标为黄色,而“金额有误”的订单则标为红色。直接点击有问题的订单,就可以进入表单页面查看细节。

表单页面:找出订单错误

电商对帐

进入表单页面后,在分隔线左边的区块是虾皮内的订单内容,包括订单编号、完成时间、手续费等,而分隔线右边则是在 Ragic 套用公式后,用来自动对帐的区块。

在虾皮中可以汇出订单和进帐报表两张表单,为了让系统可以比对这两张表单,我们需要找出一个独特值字段,用来比对进帐报表中的哪笔入帐属于哪笔订单。

电商对帐

和订单一样,进帐报表里面也有“订单编号”的字段,可以拿来当作独特值。在汇入进帐报表时,系统便会自动比对订单编号,当两者的值相符时,就能够知道哪笔入帐金额属于哪笔订单,进而审核金额是否正确。

应入帐未入帐&入帐金额错误

若遇到有问题的订单,在表单页面的右方对帐区,也会把自动计算出正确的金额和日期。例如订单已完成或超过鉴赏期,却迟迟未入帐,系统除了会标号“应入帐未入帐”,还会显示出原本预计的“最晚入帐日”;而当入帐金额有误时,则会显示“入帐金额错误”,同时计算出应收金额和入帐金额的差额。

电商对帐

另外为了预防虾皮原先提供的订单金额就是错误的,系统会根据订购商品的价格、抽成费率等,将订单金额、成交手续费、金流服务费,全部重新计算一次,并在订单金额错误时,将该笔订单的订购项目于下方的子表格中列出。

由于有设置条件式格式,若入帐金额正确,则会显示已入帐,并隐藏所有计算字段,即便金额有误,也只会显示数值错误的字段,浏览数据时才不会眼花撩乱,能一眼就抓出错误。

二、快速范本使用方法

前置操作:登记 Ragic 数据库

如果你已经有 Ragic 帐号,可以跳过这步骤。如果没有的话,参阅这里的说明到主页登记一个帐号。

套用快速范本

进入系统后,先新增一张表单,右方会退出快速范本的菜单,点选“电商对帐单”就可以啰!

电商对帐

汇入虾皮订单、入帐明细

首先从虾皮汇出订单和进帐报表,再进入Ragic,汇入刚才下载的快速范本中。在 Ragic 中汇入EXCEL的方式非常简单,接下来会带大家一步一步操作,也可以参阅字版的汇入与汇出教学

汇入总共分成三个阶段,分别为订单信息、订购商品和进帐报表。第一次汇入时会需要做字段配对和基本设置,但只要第一次完成后保存汇入范本,未来汇入同样格式的文件时,就可以直接套用,不用从头设置。

第一阶段先汇入订单报表,选择“汇入到主表单”,由于虾皮汇出的报表中,有许多对帐时不需要的字段(如收件地址等),为了减少阅读上的困难,在 Ragic 的表单中并没有创建这些字段,因此汇入时对应字段会显示忽略是正常现象,不用特别调整。

而在汇入时,需要设置以下的字段互相对应,其他字段则可以设置为“忽略”:

虾皮订单报表(Excel) Ragic 表单字段
订单编号 订单编号
订单状态 订单状态
订单成立日期 订单成立时间
买家支付运费 买家支付的运费
虾皮补助运费 虾皮运费补助
买家总支付金额 订单总金额
虾皮补贴金额 虾皮补贴
虾币折抵 虾币折抵
银行信用卡活动折抵 银行信用卡活动折抵
卖场优惠券 卖家折扣券折抵金额
卖家虾币回馈券 虾币回馈券
优惠券 虾皮折扣券折抵金额
成交手续费 成交手续费
活动服务费 活动服务费
金流服务费(2024/2/1 后更名为“金流与系统处理费”) 金流服务费
金流服务费率(2024/2/1 后更名为“金流与系统处理费率”) 金流费率
寄送方式 送货方式
出货方式 出货方式
付款方式 付款方式
实际出货时间 实际出货日
订单完成时间 完成日期

在汇入数据覆盖原则中,记得勾选进阶设置的“填写字段默认值”和“重新计算所有公式”,系统才会带入手续费等字段值,并自动计算对帐区的所有公式。

第二阶段同样汇入订单报表,不过这次是选择“汇入到子表格:订购商品”,需要汇入的字段可以参阅下方的表格,其他的字段设置为忽略,“汇入数据覆盖原则”选取“更新旧数据”,然后一样勾选进阶设置的“填写字段默认值”和“重新计算所有公式”,并保存汇入范本。

虾皮订单报表(Excel) Ragic 子表格字段:订购商品
订单编号 订单编号
商品名称 商品名称
商品选项名称 商品选项名称
商品原价 商品原价
商品活动价格 商品活动价格
商品选项货号 商品选项货号
数量 数量

虾皮订单

最后一个阶段是汇入进帐报表,这张报表里面有 Summary 和 Income 两张工作表,要汇入的是 Income。汇入前需要先整理一下数据,将上方的字段及数据删除,包括卖家帐号、从(某时间)、到(某时间)、小计等,同时把下方表格中订单编号、钱包入帐金额、虾皮代付运费、虾皮入帐金额之外的字段删除,并把订单编号作为独特值,移到第一栏,可以参阅上图调整后的样式。

和第一阶段一样,这次选择“汇入到主表单”,汇入的字段对应如下方表格,“汇入数据覆盖原则”选择“更新旧数据”,然后勾选“填写字段默认值”和“重新计算所有公式”、保存汇入范本后,就完成啰!

虾皮进帐报表(Income 工作表) Ragic 表单字段
订单编号 订单编号
钱包入帐日期 拨款日期
虾皮代付运费 虾皮代付运费
钱包入帐金额 入帐金额

进阶应用

列表页面隐藏已撤销订单

我们可以将已撤销的订单隐藏起来,专注在需要对帐的订单上,套用固定筛选,就能固定筛掉已撤销的订单,将来打开列表页面时,就能一目瞭然,马上看到有问题的订单。

未入帐提醒

电商对帐

除了自动对帐外,当订单已过鉴赏期却未入帐,Ragic 也会寄出提醒通知信,确保您能够及时掌握订单状态,而且这项服务不用额外写程序或付费,只要透过提醒搭配共通筛选功能就可以达成啰!

生成报表

Ragic 提供不同型态的报表,包括排行报表、数据透视、圆饼图等,光是一张虾皮对帐单,就可以产出不同的报表,以此作简单的分析,也可以自行修改报表样式,并下载为 PDF、友好列印等。将来如果增加更多表单、数据库变大之后,能做的事情又更多啰!

虾皮对帐

可以透过排行报表查看每个月的订单总额,评估当月的营收、行销策略是否奏效等,又或者透过数据仪表板查看每项商品的销量、哪个规格说明卖得最好,还可以统计顾客的付费习惯,如付款、送货方式等,来评估之后适合参加哪项活动、哪些付费方式可以暂时关闭,减少金流服务费的抽成。

三、自由调整范本:其他电商、对帐方式

若您不是虾皮购物的优选卖家,或者同时经营多个电商,也想使用 Ragic 来对帐,本段会进一步介绍这张表单的设计逻辑,让大家理解逻辑后,可以依照自身的需求去做调整。使用上有任何问题,欢迎提供你们的需求、表单等(如订单、对帐单),来信客服询问。

汇入汇出(找出独特值)

如前置码所说,系统需要一个独特值,来比对哪一笔入帐金额属于哪一张订单(如虾皮的交易明细可以和订单编号比对),因此在汇入不同EXCEL檔前,一定要找到一个独特值字段,否则汇入时,系统将会无从比对。

手续费、抽成%

表单中有设置字段默认值和套用公式,成交费率的字段默认值为 5.5%(非虾皮促销檔期内)。若是遇到活动期间有调涨手续费则需手动调整,例如在促销檔期内,订单手续费调涨为 6.5%,可以透过日期筛选,筛出所有活动期间的订单,并搭配大量修改的功能,将成交费率调整为 6.5%(2024/2/1 后调整为 7.5%)。

金流费率一般为 2%,若是使用信用卡虾拼晚点付分期付款,会依不同期数有 3%、3.5% 的费率。因为订单报表也有“金流服务费率”的字段,直接汇入报表上的数据即可。若是不同平台,也可自行调整费率。

另外因为虾皮有设置单件商品售出金额最高为 $15,000,也就是超过一万五千元的商品,其成交手续费会以 $15,000 乘以成交费率,因此在订购商品区的“单项成交手续费试算”(H22 单元格)中,公式有设置条件公式

IF(E22>15000,ROUND(15000*A14*D22),ROUND(F22*A14*D22))

若是未来虾皮改变单件商品售出最高金额的规则,例如改成 $10,000,只要将公式中的 15000 改成 10000 即可。

IF(E22>10000,ROUND(10000*A14*D22),ROUND(F22*A14*D22))

备注:关于虾皮成交手续费、金流服务费、促销檔期等等规范,请参阅这份文档。未来若有调整,也可以自行调整相关的公式和默认值。

鉴赏期不同

各家平台的鉴赏期有所不同,此篇以虾皮优选卖家为例,因此将鉴赏期设为:实际出货日+平均物流寄送时间3天+顾客取货7天+优选鉴赏期天(因应疫情调整,原为7天)+延长承诺3天。

*由于虾皮汇出订单没有标明取货时间,故顾客取货期限以最长 7 天做计算。

其他电商卖家可视自身情况更改数字,若平台汇出的EXCEL表单中含有买家取货时间,则可以将公式改为取货日+平台鉴赏期天数。

最晚入帐日不同

虾皮现在是订单完成当日就会拨款,而表单将最晚入帐日分成两种状况。第一是当完成日期有填写时(买家自行点选完成或系统自动完成订单)那么最晚入帐日就会是订单完成日,反之、则会带入鉴赏期限。关于虾皮钱包的入帐日,请参阅这份说明,未来有变动时也可以自行调整公式。

每个平台的对帐和入帐期限不同,例如是签约制的平台,可能固定每月同一天对帐,那就需要调整鉴赏期限所套用的公式,可以利用日期字段公式搭配条件公式来做到。

来试试吧!

如果你也有虾皮对帐的困扰,可以先下载快速范本,把手边有的订单和进帐报表都汇入,看看有哪些款项还没收到,又或者有哪笔订单的金额有误。一起登记 Ragic、开始免费使用吧!

归类: 各类应用演示, 免费范本

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