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传统铁工厂赢在细节的秘密武器:铁匠金属用 Ragic 精算成本、360 度掌握制程知识

作者:Lillian Huang

客户好评:

“原本的 ERP 系统是单机版、要修改客制化的话就要另外付几万块写程序。而 Ragic 是云数据库,使用方便,......专业版新增表单也不会再加钱。”

“只有公司运作的运行者最知道自己要分析的内容......这个系统让我们没有程序背景的人员可以自己编辑,一边使用一边就会知道要怎么调整,才可以直觉简单。我现在只要有了新想法,只要花 3 到 5 分钟就能做出一张 Ragic 表单,......现在什么都想用 Ragic 做!””

 组织名称  铁匠金属
 组织类型  金属板材加工

 面临挑战 少量多样客制化,质量要求高、细节多
 导入效益  报价成本试算效率增加、知识传承数码化
 选用方案  专业版
 采用规模  管理 40 人工厂、数十项制程、无数客制化商品细节
 应用类型  报价、成本分析、厂内知识管理与传承

 爱用功能  链接与加载、多版本表单、显示从其他表单的链接、子表格生成新表单
 使用频率  每天
 最满意Ragic:  云、低门槛高弹性,自己帮自己客制化;强大的链接比对功能、一个平台串接所有流程的潜能

铁皮屋工厂里,机器此起彼落发出声音,有的以不同角度弯折片状的金属,有的在它上压出各种形状与孔洞,激光切割机不时冒出小火花;另一角,师傅操作着砂带机修整产品边角。出了工厂,这些材料有的会变成科技产品的金属机架,有的会化身为纤细小巧的蝴蝶磁铁、芭蕾舞伶造型叉,细腻的线条透露出师傅的功力。

20年“黑手”铁工厂,背后是细节超多的高质量挑战

这里是“铁匠金属”,是老工匠夏成春与儿子夏子翔经营的 40 人中规模金属加工厂,做的是少量多样的客制化金属工件。工厂成立二十多年,挺过产业无数风浪。

“我们这类的工厂,在北部算是非常多,其实很容易遇到价格的竞争,”夏子翔一语道出这一行的难处。不过,铁匠金属自有突围之道:“有比较高难度、高质量要求的客户,能够接受比较高的价格,所以,这几年公司专攻这部分。”

这些“高质量要求”,包含外行人想不到的诸多细节。金属加工产业的许多制程,乍看简单,其实却藏着许多专业眉角,板材折弯的顺序、激光切割功率的调整,都有赖师傅的宝贵经验。另一方面,客户的要求也可能极细,包括产品的表面不能超过几道刮伤、烤漆色差不能超过某个数值等,样样都不容易。

身为成立二十多年的工厂,铁匠金属有经验老道的师傅、有能力应付高质量客户的需求。但夏子翔知道这样并不够,他希望这个竞争力保持稳定,即使新血加入也不变质。

传统工厂要把知识传承到新一代,重点是看师傅愿不愿意教、新一代的吸收能力够不够,这样的方式变量太多,新人撑不过就容易阵亡。

“我希望可以做到把老师傅的经验技术准确的传承,让其他年轻一辈的人才可以完整的接收,最重要的是可以使用一个系统完整的记录起来,不流于文档化。能做到这样,那工厂的管理就不是靠人,而是靠一个系统操作。”夏子翔认为,有系统的知识传承可以确保质量稳定,从而维持公司的竞争力。

另一方面,不只有师傅在制作时需要顾及诸多细节,负责报价、谈订单的业务人员,面对的也不是简单的任务,报价时必须考量各面向来做成本分析,包括:根据拆解出来的材料与制程,分项估算加工成本、加总、考量可能的损耗范围后,判断客户接受度、抓出利润率,最后才推入导出该报给客户的价格。

铁匠金属已经有一套使用约七、八年的 ERP 信息系统,这套系统是专门针对金属加工产业打造的,平常制作报价单、工单没有问题,但并没有特别包含制程知识管理的部分,系统内置的的“成本分析”逻辑也和公司的实际需求不太符合,如果要做到夏子翔理想中的模式,就需要在每年十几万的维护费之外,另外付出客制化修改的费用。

“我们请厂商报价过蛮多次,一次费用虽然只是几万块,但是每改一次都要几万块,累积下来其实也很可观,会觉得这个钱要不要花?需要思考。”

传统 ERP 无法满足的需求,在 Ragic 找到了

夏子翔一直在查找一个 ERP 以外,可用于公司统筹管理的工具。他认为这样的工具有几个必要条件:首先要是“云管理”,方便在任何地方查看,不用被绑在计算机旁;同时,要可以稳定、直觉地使用;最后,要可以弹性规划设计,最好是不需要经过厂商或 MIS 人员,公司员工凭自己的力量就可以建构表单。

最后一个条件并不容易达成,但夏子翔某次查找库存管理工具时,意外注意到 Ragic,发现这可能就是他查找已久的系统。由于 Ragic 有免费版可以直接登记使用,夏子翔先利用免费版,简单地记录一些产品的规格说明,也安装了一些 Ragic 内置的的免费范本模块来研究逻辑。

随着时间过去,他摸索出各种新的用法,发现许多原本 ERP 系统中没有,需要花大钱客制、且 Excel 管理起来也不太方便的需求,原来可以用 Ragic 做到,而且搭配各种 Ragic 的各种“链接工具”,就能交叉比对各种数据。

“深入了解链接工具的逻辑需要一些时间,但搞懂了之后,我现在只要有了新想法,只要花 3 到 5 分钟就能做出一张 Ragic 表单,很方便。”“我现在什么都想用 Ragic 做!”

夏子翔打开“铁匠金属”的 Ragic 数据库页面面,里面已经有好多分门别类的页面签、表单。我们把他分享的内容,分成“报价”、“成本计算”、“制程知识”三面向来说。

(一)逃离 Excel 拷贝贴上地狱:快速制作报价单

在讲“报价单”之前,需要先说明铁匠金属的另一家关系企业。为了加速转型升级,铁匠金属除了致力提高代工质量,也成立了以品牌为导向的新设计公司“钣研精工”,自创品牌“Desk+1”,从设计到生产一手包,专做金属类的设计小物。这些小物除了直接铺货到各大消费端通路,也开放企业订制客制化礼品,需要依照制作量估算成本、制作报价单。

由于是新事业,钣研精工并不像铁匠金属有 ERP 系统的报价单可以用。过去,钣研精工是用非常“手工业”的方式,在 Excel 上制作报价单。

夏子翔说,他们会先开一个 Excel 工作表制作“报价单范本”,内含格式与常见的商品品项、价格,之后每次有报价需求,就新开一个工作表、把范本拷贝贴过去,然后再根据实际情形删除不需要的品项、有时也要另外从其他工作表“产品”数据中找出数据拷贝贴过来;最后还要依照排版需求,手动调整字段格式后,再引出给客户。

这样辛辛苦苦制作出来的报价单,其实只有“排版”功能,因此之后如果需要分析数据,例如比对同个客户的报价、计算某个时期的报价数据,其实都得再经历一次拷贝贴上的过程。

Excel 数据还有散落各处、版本不统一的问题。一样的数据,有人放在这个文件夹、有人放在另一个文件夹,很容易更新错地方、被旧版本旧数据误导。

夏子翔用 Ragic 创建报价单之后,原本繁复的流程减少大半:他设计好表单后,业务只要直接新增数据就好,排版、小数点等格式都可以事先规定,非管理员不能任意更动,减少有人误调格式的风险;利用链接与加载功能带入商品相关信息,也省去删数据贴数据的功夫。

过去不同客户适合的报价单排版略有不同,手动调整让人心烦,现在 Ragic 可以根据同一份数据来源,设计出不同排版的多版本表单,也减少了工作负荷 —— 这是夏子翔刚认识 Ragic 时,认为最棒的地方。

另外,报价单既可直接引出成给客户看的版本,也可以利用报表工具直接筛选、分析,彻底告别拷贝贴上地狱。

Ragic 报价单范本画面如下,此范本可一键套用并修改成自己要的格式。此范本并非案例实际使用的报价单,仅供示意。

(二)远离报错价恶梦:量身打造成本计算器,弹指完成繁复任务

与“报价”息息相关的是“成本计算”(业务报价的依据)。铁匠金属和钣研精工都有少量多样的“客制化接单”业务,每一个客户的产品都是独一无二的,没有公定价可言,业务每一次报价,就是要走一遍制程拆解、估成本、抓损耗、估利润、观察客户接受度的流程。

既有的 ERP 虽然已经有计算机化的成本分析系统可用,但系统的逻辑和公司一直以来的计算心法并不同,不那么实用。过去,夏子翔会将上一代宝贵经验累积出来的“报价准则”,整理成 Excel 表,让业务有需要时查看,但每次报价涉及不同制程、厂商、细节,肉眼比对耗时辛苦,老板也无法一一查对业务计算细节,一不小心算错成本,不是影响商誉,就是接了订单却做到赔钱。

在发现 Ragic 各种链接工具的好用之后,夏子翔活用 Ragic 的链接与加载、公式等简单功能,量身打造出兼具“计算机”与“试算纪录”功能,最适合自家的“成本/报价分析表”:

注:此为简化版示意视频,不是真实数据。

只要点击流好的制程,利用链接与加载的“飞入窗口”查看此制程过去的成本纪录后,估出成本值填入、填写组数、附上相关数据等,就可以利用公式加总初估成本;若临时某项制程必须更动,只要调整就可以跑出新成本。同时,将常用的损耗率、利润率做成选项字段,点选即可估出报价、单价。

这些计算结果留在表单上,只要和其他表单适度链接,就会继续成为经验累积、后人参阅的一部分数据。

由于 Ragic 每一张表单都可以弹性新增电子签核流程,夏子翔在成本电子表格单上也新增签核机制,让业务算完报价之后给老板签准之后才通过,增加一层把关机制。

(三)知识传承数码化:厚重打印件 ➡ 一目瞭然数据库,自动带出相关会议讨论

高质量的要诀,就是对每一个制程各面向的掌握。从最基本的:一个制程的标准操作流程有哪些?跟哪些其他制程有关?有些什么注意事项?客户针对这个制程提出过哪些要求?以及更进一步的:最近的会议有讨论过跟这个制程有关的事情吗?公用文件夹里面有没有更详细的旧数据与图片?

这些过去在老师傅的脑中需要很长时间酝酿、成型才能印在脑海中的内容,现在可以制作成一张充满链接关系的表单,让你瞬间吸取多年功力。

注:此为简化版示意视频,不是真实数据。

“我觉得做信息系统就是要进化。我们做产品(本来就)都会有 SOP,但厚厚一本,有耐心的人或许可以看完,但看完之后他记得多少?如果情况换成:你在做某个程序的时候,我可以让你直接看到这个制程跟什么事情有关,运行的时候要注意什么,下一步要做什么,就好多了。”

夏子翔认为,Ragic 四大链接工具(链接与加载、多版本工作表、从子表格生成新表单、和显示从其他表单的链接)是目前觉得最棒的功能,好处是“可以全面比对相关的经验”,而且搭配使用后,就能够在特定时刻,让相关的数据自动显示退出到运行者的面前,是某种程度的“管理自动化”。

现在,铁匠金属内部开会时,会使用夏子翔在 Ragic 设计的“会议纪录”表单,除了快速透过统一的格式纪录会议结论,这张表单还有一个“相关制程”字段,链接自“制程清单”表单,会议中若讨论到某个制程,就在这个字段点选相关制程。

这有点像“下标签”(tag)的功能,但不止于此,因为“制程”这张表单,也利用“显示从其他表单的链接”功能,把“会议纪录”拉进来当参照子表格,当某笔会议纪录标号特定制程后,对应的“制程”数据上,就会自动秀出这一笔关联会议纪录数据,让信息更有脉络、更立体化地呈现。

轻松区分权限,敏感数据有掌控

知识传承的同时,敏感信息仍有分层控管的需求,这点 Ragic 也可以轻松满足。举例来说,业务会需要知道某个制程一般来说一分钟加工费是多少钱,这样才能估算成本,但师傅不一定需要知道得那么详细,此时夏子翔利用权限设计,让制程相关知识中,与成本计算有关的面向只有业务看得到,师傅(制造相关员工)看不到,就不会有问题了。

用越多,越好用:什么都想用 Ragic 做

夏子翔约一年前认识 Ragic ,正式付费约半年,已经正式导入业务报价、产销会议、教育训练等应用。由于他购买的是 Ragic 不限表单数量的“专业版”,之后不论新增多少表单,都不用因为新增表单而额外付费。

夏子翔说,用到最后,很多应用例如业务拜访日报、计算机发配与维修管理等,即使现成的 ERP 或 CRM 可能也有类似功能,但“我就是想所有东西都在 Ragic 做!”

他说,用 Ragic 后最大的感觉是“数据都在一个平台上面,不用去公司数据库找散落各处的文件”,因此,除了很多新需求想用 Ragic 管理,也希望更进一步,将原本使用的 ERP 系统数据与 Ragic 串接,例如在 ERP 引出的工单上印上 Ragic 相关制程注意事项的 QR Code 网址,或是将一些人员绩效及机器设备的数据,汇入到 Ragic 分析.....展望未来,夏子翔希望 Ragic 成为串接各信息系统的平台,协助铁匠金属发挥更大的管理综效,迎向下一轮挑战。

来看视频版:

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归类: 案例故事, 制造业

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