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办公用品管理:行政总务就靠它

说到企业中不可或缺的部门,相信大家的答案不外乎“人资部门”或是“行政部门”,但是当企业在实行电子化时,这两个部门却常是被忽略的那一块。举例来说,网编接触过绝大多数的企业用户,都倾向导入电子化的进销存流程、客户管理系统或甚至财务系统,但是在纯行政上的工作,仍然以文字打印件传递作并手写签核为依据。事实上,这些一来一往的繁琐签核程序,常常是导致行政部门效率低落的原因。因此,Ragic 免费模块提供了各种行政眉眉角角的表单,要帮助行政部门无痛电子化,走上节能环保爱地球的康庄大道。

Ragic 帮助行政部门电子化的第一步,是要让大家都能轻松管理办公用品的采购流程。谈到采购流程,大家脑海中都会浮现复杂的请购、采购流程,以及繁琐的入库等程序。网编知道这些程序对于小小的行政部门来说过于繁琐(或者说一般企业也不会因应这部分的需求而采买软件),因此特别创建了一套简单的办公用品模块,帮助基层小行政轻松发放办公用品。

在开始之前:登记专属的Ragic数据库

对于还没有Ragic帐号的朋友们,可以立即登记并下载模块(Ragic在取得你的同意前不会要求付任何使用费用,请不用担心)。如果已经拥有帐号的朋友,可以在应用商店中,选择行政区块的办公用品管理模块来下载使用。

接着,跟着网编玩转简单却方便的办公用品管理模块吧!

模块启用前置操作

办公用品列表

在导入之前,你必须要先将库房里的文具以及可领用物品来一次大盘点,并且一一登录至系统中。想要特别注明的品牌或是规格说明信息等,可以加至规格说明描述中,如有需要也可以上载图片来识别物品。

小提醒

如果部分物品是经常会需要采购、请领,但目前并没有库存,你也可以将其加至办公用品列表中,并将在库量设置为0即可。这样未来同仁在填写申请单的时候,就可以自行选取啰!

将同仁新增为内部用户

完成用品列表后,你必须要将办公室同仁新增为内部用户,他们才能够看到并顺利使用你的表单。在新增的过程中并不会额外付费(除非原先使用的是付费版本的数据库),即使是需要额外付费,也一定会收到相关的系统提示,因此请不需要担心。关于新增用户的步骤,可以参阅此篇说明

打开通知设置

请在个人设置中,点选通知设置,并勾选“有新的一笔数据用电邮通知我”。

模块正式上线

完成现有库存的盘点以及用户的新增后,办公室用品模块就可以正式上线啦!没错不要怀疑,只要把URL发给需要使用的同仁,系统就正。式。上。线啰!

办公用品申请单

同仁有办公用品需求时,需请对方上线填写办公室用品申请单:

填写完毕并保存时,你会收到一封电邮通知:

收到后申请单通知后,你可以透过“在库数量”字段查看库存是否足够。若足够,可以直接请同仁前来领取,并在签收数量以及签收人字段上填写数据。如因故无法发放全额数量,则可于备注字段中说明。

小提醒

不小心误触单击钮时,可以再单击一次“复原 扣库存”单击钮来回复数量唷!此外,为了避免混淆,“在库数量”字段一律显示同仁新增数据当下的库存数量。

办公用品采购单

假设同仁申请的数量超过目前库存,那么你必须填写采购单。你可以选择在“办公用品申请单”中,透过动作单击钮创建一笔采购数据,系统会自动将库存不足的品项抛转过来:

或者,也可以选择手动在“办公用品采购单”中新增一笔数据:

小提醒

不小心误触单击钮时,可以再单击一次“复原 入库存”单击钮来回复数量唷!

搭配小技巧大泄露

限制用户输入办公室用品列表

如果公司同仁常常在用品列表中新增奇奇怪怪的用品怎么办!?只要至表单权限中,针对“办公室用品列表”设置对应的访问权限,就可以避免同仁异想天开啰!

创建最低库存提醒

如希望避免常备用品库存不足,又无法即使补货的窘境,可以考虑针对特定品项设置最低库存提醒

视频演示

需要视频手把手教学可以点击这里~

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