盘点时间少一半：比可兰园如何自助打造高效信息系统？

客户好评：

“很多中小兰园导入ERP遇到的困难之一，就是因为（兰苗）移床频率高、操作复杂，一般ERP的设计不合用。……Ragic可以自由调整设计，对我们很适合。”

“以前点苗的库存，要先在现场纪录一次，回到办公室输入一次，接着因应不同客户需要不同格式的数据，要再整理一次文件，一份数据要弄三次。……现在用Ragic，一次就可以到位，不会有错误、漏登补登问题。”

“以前数据散落在不同表单，查数据时要去好多地方翻找比对，一笔数据要查五分钟。现在用Ragic，我可以手机拿起来直接查，十几秒就完成。”

组织名称	比可兰园
组织类型	精致农业
面临挑战	库存盘点超麻烦、版本处理耗时耗力； 品项管理复杂、移床频繁，套装软件难适用
导入效益	用了Ragic，点库存时间减少一半，跟踪、品管、回覆客户效率大增
选用方案	专业版
采用规模	管理总计超过4000坪兰园、80万株兰花花苗
应用类型	基本进销存，特别是库存管理
爱用功能	APP、多版本表单、搜索
使用频率	每天
最满意Ragic：	跨设备支持、能弹性设计，大幅节省工作流程与加快应变

进入比可兰园栽种蝴蝶兰花苗的温室，扑面而来的空气温热，像是要把访客从室外的寒冬，带到另一个季节。这种调控温湿度以掌握作物生长进度的方法，已是现代兰花养殖的标准手法。

比可兰园所在、台南后壁占地200公顷的“兰花科技园区”，一栋栋温室连绵不绝，这个全球最大的兰花温室聚落，反映台湾“兰花王国”的地位——尽管近年外销市场与荷兰竞争，台湾兰花仍然名扬全球，在日本、美国市占第一，全球不同角落都有人用它送礼。

比可兰园的第一代业主方福松，原本单纯是个爱兰人，只在自家种几盆兰花自己赏玩，但之后兴趣越做越大，开始自己设计、建造温室，也和许多兰友一样，逐渐将种兰从兴趣转变为商业经营的事业，转变轨迹如同台湾兰业的缩影。

到了第二代、学植物病理的方柏元接手经营，兰园进入新一阶段的转变，从较小规模的生产者，扩展出更大规模。一年多前比可兰园在兰花科技园区的这座新厂开始营运，3200多坪的温室空间，是原本温室的三倍，委托比可兰园种苗的客户也从过去的一两家业者，一下变成多家，业务变得复杂，效率管理需求显得迫切。

核心专业是“生产管理”的兰园

蝴蝶兰产业“全球分工、接力生产”的模式已形成多年。要种一株兰花，育种后首先会由有植物组织培养技术的“瓶苗厂”，将苗放在无菌瓶中培育数月，接着移出瓶子、放入花盆种植，随着兰苗尺寸增长换盆，种成2.5吋中苗或3.5 吋大苗后，催花、销售，这流程中瓶苗、开花前培育、催花、外销等流程都可能由不同厂商负责。

以比可兰园来说，就是接受商业委托，从委托商指定的瓶苗厂进苗，负责兰苗养大到开花前的“中段代工”生产，代为栽种到委托规格说明后，再交给委托商出货，核心专业是“生产管理”，要有能力在拿到一批不同条件的苗后，经过培育，将之出厂成质量均一的中苗或大苗，提高良率并减少中间的病虫害耗损。

由于兰园温室中都是客户委托栽种的苗，栽种时程常长达数个月，客户经常需要确认种苗状况。此时对客户的服务是否迅速——问题能否快速回覆、能不能准确掌握现况，缩短客户反应时间，成为另一层重要竞争力。

图：比可兰园的温室一角。左为瓶苗（组培苗），右为盆苗。随着专业生产兰园规模成长，库存盘点与苗况跟踪等管理的难度也跟着提高。

难题1：Excel库存盘点超麻烦、版本处理耗时耗力

要精准掌握现况，最重要的是有效管理库存。比可兰园的兰科温室占地3200坪，同时容纳约80万株苗，分别放在一百多个苗床，每个月都会从不同厂商进苗、出货，每隔三到五个月要移床（将苗从一个苗床移到另一个），种苗本身也会因病害耗损，因此温室苗床各区域都放有条形码，需要精准盘点库存，依照条形码纪录每床各区域有多少苗、更新苗况。

比可兰园过去和其他多数中小规模兰园一样，用Excel管理库存数据。由于温室和计算机所在的办公室相距约100公尺，盘库存时，现场人员都待在温室点苗，无法来回跑到计算机旁登录数据，因此过去先用打印件一一登记更新，回办公室将数据重新输入Excel表格。另外，这些库存数据除了自己看，也要提供给客户，而每个客户想看的数据重点不同，比可兰园还得根据源的Excel工作表，分别制作多个不同格式的文件给客户，一份数据要处理三次。

方柏元也曾让尝试由现场人员拿着iPad，打开内置的的Numbers软件登记，或者将Excel存在Google云硬盘中。但这些仍然免不了重复转抄，而且不管是Excel、Google Sheet或Numbers，处理数据时不小心就会拉动表格内容或格式。拷贝贴上数据时，几百笔数据中只要鼠标少选到一笔，第二批拷贝贴上的数据就会全部乱掉，类似的重复、漏登、错误状况百出。

而不管是发现出错得揪出源头，或是单纯找数据，都一样面临层层关卡：要先打开云硬盘叫出文件，开文件时会先从云硬盘跳到表单应用App，才退出表单，而每个苗床的数据都放在个别工作表中，因此得再找出单独的工作表。这样一套流程非常耗时，每次有厂商问库存数据，就得查个五至十分钟。

难题2：品项管理复杂、移床频繁，套装软件难适用

于是，方柏元开始找寻各家ERP的库存管理系统，但试过大小厂商的套装软件都不合用。

“兰花虽然是农业，但已经进入商业规模的生产流程，不能用传统的方法管理；但兰花毕竟是农作物，也无法直接套用一般制造业或买卖业的库存管理方式。”

兰业和一般产业主要有两点不同。首先，兰花的品项管理比一般产业复杂。一般买卖业仓库里同样料号的产品就视为完全相同，顶多衣服分尺寸、颜色。但兰业从不同厂商、不同月份进的苗，状况就不同，得“因材施教”给予不同条件，才能在出货时调整成同样的质量，且由于进货的瓶苗是由组织培养而来，过程需要时间，组织材料通常都分批而来，因此一张同品种的订单有多个来源厂商、多批进苗时间是常态，必须在管理上加以区分。

第二，种植兰花的温室通常会区隔出多个苗床，如比可兰园一百多个苗床。兰花花苗放进苗床后，每隔三到五个月就会因为成长、换盆等原因，要移动到别的苗床。

“在ERP系统里，这些苗床就像是仓库位置，移床就像‘移仓’的概念，我们就像三到五个月移一次仓库。但一般中小企业很少有一百多个仓库，一般商品进了仓库，在出货之前也鲜少移动仓位。我们之前接触的ERP系统，顶多只能做少次移仓，不合用。”方柏元说，在兰业导入ERP遇到的困难之一，就是移床频率高、操作复杂，一般ERP不合用，反而无法增进管理效率。

图：换盆操作。经常需要换盆、移动苗。

用了Ragic，点库存时间减少一半

图：左为手机画面，右为计算机画面（感谢比可兰园提供）。直接用手机查库存！

Ragic让比可兰园赢在速度

方柏元说，兰园的日常就是“每天被厂商追着跑”。由于客户的苗都在兰园温室里，末端客户一丢问题：“你们这边某品种的花.数量目前有多少？”委托厂商就得丢产品代号给比可兰园，要求协助确认、拍照。“我们委托客户很多订单取决于速度。客户问完在等待过程中，若我们能快速反应并回报完成，有这个苗，就能完成订单。如果慢一点，末端客户会觉得大概没有苗吧，就找其他人，订单就会miss掉。”

过去只帮一、两个委托厂商种苗时，回报客户难度还不高，但现在多个委托厂商，每人一句话，就等于同时被多件事追赶，查库存速度变快之后，效率马上大增。

“反应速度就是竞争力，我们非常注重效率跟准确性。除了要提升效率，也很需要反应快的后勤支持，而Ragic就是动作很快的后勤，东西好用，客服反应也很快，我都是白天在现场，下午开始整理数据、回报疑问，通常隔天早上就会收到Ragic客服的说明。”

采用Ragic的系统之后，跟踪、品管也有效多了。方柏元会在系统中纪录这苗以前在哪里、现在在哪里、何时换盆，帮委托厂商把关质量，也会用Ragic的数据仪表板自动判断进苗量、出货量，看产能状况是否合理，以及进苗量有无符合预期。他说，Excel因为工作表太多，虽然可以设置宏做出报表，但设置费力，而且有时表单名字更改就会让宏少捞数据，容易出错，而Ragic报表自动捞取同一份数据来源，没有这些问题。

二代接手的升级战争，要让台湾兰花继续前进

身为兰业新一代，方柏元除了用自己的病虫害专业提升兰园良率，也积极研究促进管理效率的新知，常常借用其他产业的工具，优化自己的管理流程，例如物流业常用的栈板，比可兰园就拿来运送自家厚重的资材，免于费时费力的搬运。他说，导入信息系统最主要的目标，也是提高效率、减少不必要的人力耗损，“最好大家都做人做的（附加价值更高的）事情”。

方柏元觉得，和花卉大国荷兰相比，小农出身的台湾，农业自动化起步的确较慢，还有很大提升空间。但荷兰为了自动化效率，也有硬件成本上的牺牲，台湾不一定要全盘学习。许多台湾兰园现在都进入新一代接班的阶段，愿意改变、自我提升的兰园非常多，他相信大家可以在升级的路上，找到更适合自己的发展方式。

来看视频版：

看了文章对Ragic感到好奇吗？点这里免费登记Ragic，为你的企业打造效率加分好工具！