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进销存原来也能这么简单:来试试Ragic免费模块(订单管理篇)

作者:Amy Tsai

你还在用Excel管理进销存的数据吗?是否有文件太多而杂乱,反而影响工作效率的问题呢?还是公式套用总是出问题呢?像是套用了VLOOKUP函数,却总是找不到数据的困扰。

或是你目前正在找寻比较弹性的数据库软件,但市面上的程序包复杂庞大但可能不怎么符合你的需求,请人开发一套的话之后要做调整也不容易。若是希望可以依据自己的产业、工作流程再做弹性的调整的话,你可以试试Ragic的进销存管理模块。

我们现在的进销存管理模块是由分开的三个模块-订单管理库存采购所组成的,如果只需要使用其中一个模块的功能,也可以安装单一模块。

还没有登记过 Ragic 帐号的话,可以直接点此链接单独安装订单管理范本,或点此链接安装整个进销存模块。(若已经是 Ragic 订户,可以在应用商店的“组合餐”类别找到进销存模块并下载。)

有了 Ragic 的订单模块,你可以有效管理客户、销售商品(单价管理)以及订单等数据。表单之间已经设计好链接,让你在新增销售订单数据时,能够直接从客户及销售商品(单价管理)选择。在系统中,你不仅可以透过筛选随时确认订单状态,亦可直接将销售订单抛转成一笔出货单的数据,省去手动输入出货单数据的时间。如有需要,Ragic 更提供寄送自订通知信件给客户的功能,所有订单相关程序,都可以在数据库中直接完成。

关于订单管理模块的使用流程,请参阅以下说明:

☞ 订单管理

订单模块主要用来管理客户数据、销售商品(单价管理)数据以及客户下订单后商品出货的流程,总共有五张表单,两张商品表单(销售商品、商品单价管理),一张客户表单,另外有两张管理销售流程的表单(销售订单、出货单)。

表单数据的新增顺序应为:

销售商品商品单价管理 →(客户)→销售订单出货单→(出库单)



销售商品

订单模块中的销售商品分为两个层级,一个是销售商品,以商品为主体;一个是商品单价管理,以一个商品的一个单价为主体。 (例如一个销售商品可能有三个销售的单价,这样就是一笔销售商品的数据及三笔销售商品单价的数据。)

销售商品表单其实跟库存模块里面的商品库存以及采购管理模块里面采购商品为多版本表单,意即他们共享数据来源。也就是说,当你在销售商品表单中新增一笔新的数据,该数据也会同步出现在商品库存及采购商品表单中。

只是在这边要注意的是,如果你是从商品库存或采购商品表单中新增数据的话,归类要选择销售商品,数据才会显示在销售商品表单上。直接在销售商品表单上新增商品的话,商品就会直接被归类为销售商品了!

若是要从自己的Excel或CSV檔汇入来生成销售商品数据的话,请记得在汇入步骤中的进阶设置勾选"生成字段默认值"的选项(归类字段将会填入默认选项-销售商品)。

销售商品表单的数据新增与一般字段说明:

商品编号,为系统自动生成的序号,如果有自己习惯用的商品编号的话,在数据保存后可以再手动修改。(切记,商品编号为销售商品表单的独特值字段。)

归类为多选选项,唯有勾选销售商品,此笔数据才会显示在这张表单中。

种类的选项定义可以在菜单中单击新增选项来新增。


表单中有商品单价管理的子表格,让你为每一个商品新增一个或多个单价的信息。

商品单价管理子表格字段说明:

商品单价代号目前的值为商品编号-项次,字段值是利用公式自动带出的,而此字段为商品单价的独特值字段。

商品名称默认是原商品名称,避免不同的名称造成混乱,目前套用公式参照商品名称并设成只读(如果需要依据不同销售时机有不同的名称,可以自行将只读的属性及公式套用撤销)。

输入价格后,确认此商品单价的有效期间

销售订单在选择订购的销售商品时,选择的其实是商品的一个单价,默认筛选列出订单日期是在单价有效期间内的选项。(选择商品贩售代号后,自动加载商品名称单价来源商品编号)。

商品单价管理

用来记录一个销售商品的多个价格,而销售订单中选择的订购商品,正是从这张表单做选择。

这样设计的理念,是因为产品价格可能会随着区间波动,例如一般价格或是促销价格等等。利用子表格管理才能够清楚看到商品的所有单价纪录,并保持销售订单中价格的正确性。

这张表单是从销售商品表单中的子表格生成出来的,目前字段都设成只读,无法修改,要新增或修改商品的价格数据的话,请到销售商品表单的子表格内做新增或修改。

客户

客户表单为记录客户相关的完整信息。后续流程在新增销售订单时,客户编号字段会直接从这张表单中的数据选择。

客户编号为系统自动帮你生成的序列号,以C-开头,客户名称及统一编号设置为不可重复,为这张表单的独特值字段。

除了在上方填写主要的联络窗口信息以外,客户表单下方也有联络人的子表格,让你可以新增多个联络人的信息。

销售订单

销售订单数据的来源,可以是由客户关系管理模块中的报价单来做抛转创建,或是直接在销售订单表单上手动创建一笔订单。

销售订单的数据新增与字段说明:

手动创建一笔新的订单数据时,订单编号设置为自动生成编号,会依据当天的日期生成流水号。

订单日期订单单别订单状态则是依据设计带出设置的默认值,需要的话可以手动修改。

客户信息相关字段链接了客户表单,因此只要选择客户编号后,就会自动加载客户的其他相关信息例如客户名称统一编号电话等。

如果是新客户,尚未在数据库中创建过客户信息,可以在菜单右上方点选+新增,系统就会带你到客户表单新增客户数据,保存后会回到刚才编辑中的销售订单,客户信息相关字段也会自动带出。


订购项目是利用子表格来设计的,可以新增多笔数据,超过三笔数据也不用担心,系统会帮你延展子表格列。

订购项目子表格字段说明:

在这边,商品贩售代号链接了我们的商品单价管理表单,从这边可以选择商品贩售代号,列出的商品单价管理数据会根据订单日期来帮你筛选出符合价格有效期间内的选项。

选择商品贩售代号后,就会自动加载商品名称单价来源商品编号(隐藏),这时只要再输入订购的数量,系统就会帮你自动计算金额啰!


小计为订购项目子表格中金额字段的自动加总,税额则是小计*税率税率目前默认为5%,此税率可以依实际需求调整。折扣率默认为100%(即未打折),假设想要给客户七折价格,则必须输入70%。

总金额(含税)为(小计+税额)*折扣率+运费,会依据前述字段的字段值自动计算。

出货单

销售订单中使用抛转创建一笔出货单。

单击下抛转单击钮后,系统会在出货单自动新增一笔数据:

确认出货的内容无误后,根据以下步骤点选动作单击钮:

1.创建出库单(有安装库存模块才能使用)

2.更新实际出货日(含订单),会将出货单以及来源订单上的实际出货日更新为今天的日期

3.客户出货通知信,会寄出出货通知的Email给客户(有需要再使用,要自订内容的话,请参阅这篇说明。)

教学幻灯片

看完本文还是觉得不够了解订单管理模块吗?这里附上搭配图片的教学幻灯片,帮助你消化吸收。

Ragic - 订单管理模块介绍 from Ragic

标签: 订单, 进销存, 免费

归类: 各类应用演示, 免费范本

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