共用行事历 - 推入拖闪躲飘的照妖镜

共用行事历相信各位一定不陌生，不过你是否有妥善运用呢？举例来说，在办公室里面是否常常会有需要找某位同仁却遍寻不着，不知道他只是茶水间泡咖啡聊是非，还是出门拜访客户去了；或者，每次要安排会议前总要浪费时间在乔团队的时间？其实目前多数的专案管理或是电邮系统都有附带行事历的功能，然而大多数用户都只是在接受会议邀请或是想安排休假的时候勉强打开来看看。殊不知如果充分利用这个看似鸡肋的功能，就可以大幅减少这种众里寻他千百度，暮然回首那人却根本不在办公室的窘事。

那么，让我们来看看共用行事历有哪些好处吧！

随时掌握同事出缺席状况，避免GANK客户

客户：“你好，我找 Chris。”

B同事“欧她现在不在位置上喔！可能要请您晚一点来电。”

-----------下午-----------

客户：“你好，我找 Chris。”

B同事“不好意思，Chris 今天休假欧....”

客户：“.....................”

在办公室代接电话的时候是否常有这种破事呢？这边才刚跟客户说同事晚一点进办公室，自以为为同事的迟到做一个完美的掩护，那边东问西问才发现 ---- 天啊同事今天根。本。没。有。要。来。当稍后客户又打来时，只能硬着头皮告知客户实情，不仅自己回的心虚尴尬，连带也影响公司在客户心中的形象。

但是如果组织里有共用行事历的话，同样的状况就是完全不同的结果。一旦接起代接的电话，一个帅气的打开共用行事历，上到经理去出差下到打工的今天病假都不怕遗漏。

客户：“你好，我找 Chris。”

B同事“不好意思他今天休假喔！这边帮您转接职务代理人！”

让客户觉得公司有很尽责的总机，噢不是，是有很完善的代理制度，更能够放心的把需求交给公司处理。

简单搞定会议皮球

主管：“帮我发会议通知，礼拜五要检讨业绩”

-----------发出通知后-----------

“可是我有另外一个会耶”

“那天下午我要去拜访客户。”

“可以改成三点半吗？”

有用过Outlook发送会议邀请的人，相信都对于“建议其他时间”这个功能不陌生。乍看之下是很实用的功能，但是当你发送五个会议邀请后，收到四个建议修改时间，而且建议的时间还都不一样的时候，这功能有。跟。没。有。一。样。这时候，如果大家都早早地把自己的进程更新在共用行事历上面，那么发起会议的负责人只要避开色彩缤纷的时段，就没有这种送出十个邀请，九个打枪的困扰啦。

搭配专案管理，一秒找出战犯

情境一

主管：“下礼拜开会的东西准备的怎么样了？”

员工：“有一份文宣提供给美工准备了，好像还没有拿到的样子，稍后我再跟催！”

情境二

主管：“A 客户的标案截止时间是？”

员工：“我确认一下....(翻找E-mail)。”

在专案进行关键时刻，常常催工程不应，叫美工不灵吗？或者是每当被主管问起信息时，总是鬼遮眼找不到最重要的那封？其实除了被同事逼死以外你有更好的选择。只要在组织中使用专案管理工具，再搭配共用行事历的功能，所有小任务的死线一目了然，一秒抓出专案延迟的战犯同事，帮助团队提升专案效率。

挑行事历跟挑伴侣一样，没有最好只有最适合

看过上面的各种情境后，是否迫不急待想要导入共用行事历呢？上网在 Google 搜索团队行事历或是共用行事历就会出现数十种应用软件，有的主打文青接口，有的主打与各种工具集成。到底该怎么选择适合自己团队的行事历工具呢？

其实原本想一如往常的测试各家软件并分析使用情境给各位，但是经过询问身边亲戚朋友客户同学邻居以后发现，团队导入行事历最容易出现的问题就是 -----“啊我忘记放到行事历上面了！！”。因此，有别于测试后分享心得，这边建议大家在选择行事历时，尽可能选择可以与现有邮件系统或是专案管理系统集成的共用行事历。因为越少的操作步骤，越容易使员工“乖乖上去更新行事历”，增加导入的成功率。举例来说，如果团队使用的是 Gmail ，就使用 Google Calendar ；如果使用 Office 365 ，就推入荐使用 Outlook 。假设组织里用的软件相当独树一格又排挤大众软件，也可以考虑使用 Zapier 的服务来进行串接，减少重复输入的时间。

另外，目前 Ragic 也听到用户的吶喊，推入出与行事历同步的服务帮助企业管理，不论是即将到期的付款、准备发出的货物或是同事递的请假单，只要有日期字段都可以同步到行事历中喔！（相关文章：将 Ragic 与行事历同步。）